การสื่อสาร ความเสี่ยงที่องค์กรมองข้าม (2)
การสื่อสาร ความเสี่ยงที่องค์กรมองข้าม (2)

โดย : ม.ล.อัจฉราพร ณ สงขลา

update : 28 ตุลาคม 2558 14:46
ISBN : -


การสื่อสาร ความเสี่ยงที่องค์กรมองข้าม (2)


เมื่อตอนที่แล้วได้คุยกันเรื่อง “การลดความเสี่ยง”ในภาวะปกติโดยให้ความรู้เรื่องการสื่อสารเพื่อให้ทุกฝ่าย ทุกระดับได้เกิดความเข้าใจตรงกันแล้วนะคะ
นอกเหนือจากการเข้าใจเรื่อง”การตีความ”ซึ่งกันและกันแล้ว  ในระดับองค์กร ต้องปลูกฝังให้บุคลากรทุกคนได้แยกแยะเรื่องระดับความลับ ของข้อมูลที่ตนเองทำงานอยู่ว่า มีอะไรที่ต้องชี้แจงอย่างเปิดเผยให้ทุกคนได้ทราบไปจนถึงพิจารณาว่า บางอย่างคือความลับขององค์กรก็ไม่ควรจะสื่อสารออกไป
บางคนซื่อมาก อธิบายตรงไปตรงมาว่า “ความลับค่ะ นายบอกว่าพูดไม่ได้”
พังค่ะพัง พังสถานเดียว  ...เนื้อหาถูกต้อง..แต่ไม่ต้องพูด..แค่นี้ก็คิดไม่เป็นหรือ?
ก็คิดไม่เป็นนี่แหละค่ะ ที่ทำให้องค์กรเข้าตาจนมานักต่อนักแล้ว..เฮ้อ..กลุ้มใช่ไหมคะ
ปัจจุบันมีเด็กคิดไม่เป็นคิดไม่รอบคอบเยอะมาก
เป็นความผิดของใคร?
อาจจะเป็นเพราะมีอยู่ช่วงหนึ่งที่เด็กๆเรียนลัดได้เร็วจึงอาจจะเกิดการลัดวงจรในการคิดก็ได้
ป่วยการที่จะหาว่าเป็นความผิดของใคร  เพราะเรื่องราวมันล่วงเลยมาแล้ว 
ถามว่าเด็กพวกนี้เก่งหรือไม่
เก่งค่ะ และเก่งมากด้วย
แต่ความเก่งกับความคิดเป็นมันคนละเรื่องกันค่ะ
ดังนั้นหน้าที่ขององค์กรเมื่อรับพวกเขามาทำงานแล้วก็ต้องเติมสิ่งที่ขาดหายไปให้เต็มเพื่อไม่เกิดเป็นความเสี่ยงขององค์กรขึ้นมาได้ค่ะ
ถ้าถามว่าถ้าปล่อยให้เขาเป็นไปตามธรรมชาติจะเกิดอะไรขึ้น
ถ้า “น้องน้อย”เหล่านี้พูดในเรื่องที่เป็นความอ่อนไหว(Sensitive)อาจจะทำให้องค์กรที่อยู่อย่างปกติสุข กลายเป็นองค์กรที่เกิดภาวะวิกฤติขึ้นมาได้ค่ะ
ต่อมาถ้าองค์กรเกิดภาวะวิกฤติขึ้นมาจริงๆ ท่านเชื่อหรือไม่ การสื่อสารจะเป็นสิ่งที่ทุกองค์กรมองข้าม  กว่าจะรู้สึกตัวอีกครั้งบางองค์กรถึงกับย่อยยับไปเลยก็มี เพราะถ้าไม่มีการสื่อสารจากองค์กร ผู้ที่ปรารถนาประสงค์ร้ายก็จะยัดเยียดการสื่อสารที่เป็นข้อมูลทางลบมาให้โดยง่ายดาย
 ทุกองค์กรจะให้ความสำคัญกับการจัดการในภาวะวิกฤติ(Crisis Management )โดยเฉพาะอย่างยิ่งเรื่อง การวางแผนให้เกิดความต่อเนื่องของธุรกิจ(Business Continuity  Plan: BCP) เพราะเป็นความอยู่รอดขององค์กร แต่มีอีกส่วนหนึ่ง  ซึ่งสำคัญไม่ยิ่งหย่อนกว่ากัน  คือเรื่องการวางแผนการสื่อสารในภาวะวิกฤติ (Crisis Communication Plan) องค์กรส่วนใหญ่มักจะมีแผนการสื่อสารฯ นี้เป็นส่วนเล็กๆ แอบอยู่เท่านั้น  และมักจะมองข้ามสาระสำคัญที่เป็นองค์รวม ซึ่งจะก่อให้เกิดปัญหากับองค์กรอย่างคาดไม่ถึงทีเดียว
เมื่อถึงขั้นตอนการซ้อมตามแผนการจัดการในภาวะวิกฤติ  ก็ซ้อมการสื่อสารกันพอเป็นพิธี  เช่น สมมติให้มีนักข่าวมาและมีการแถลงข่าวเท่านั้น 
แต่ในโลกความเป็นจริง  โดยเฉพาะโลกปัจจุบันที่การสื่อสารมีความซับซ้อน และรวดเร็วมาก เพราะโลกทั้งโลกสมัยนี้ติดต่อกันได้ชั่วกระพริบตา คือกด sentเท่านั้นข้อมูลก็ไปได้หมดทุกมุมโลกแล้ว
ผู้ที่เร็วกว่าจะเป็นผู้ชนะเสมอ
องค์กรที่คิดว่าเตรียมแผนที่ดีที่สุดไว้แล้ว  แต่ไม่ได้เตรียมแผนเชิงรุกในการสื่อสารเมื่อเกิดภาวะวิกฤติก็จะตายน้ำตื้นอย่างไม่น่าเชื่อ
ถ้าองค์กรมองการณ์ไกลและรอบคอบก็จะมีแผนการสื่อสารในภาวะวิกฤติไว้อย่างละเอียดครอบคลุมทุก Stake Holder และมี Scenario ครอบคลุมหลายเหตุการณ์ บอกถึงโครงสร้างการสื่อสาร และทำสร้างโครงร่างของ Key Message ขึ้นมา เพื่อใช้ในแต่ละเหตุการณ์ รวมทั้งระบุหน้าที่ของการสื่อสารในแต่ละช่วงไว้อย่างละเอียด  เพื่อให้ผู้ใช้แผนการสื่อสารฯได้ใช้ประโยชน์ได้อย่างเต็มที่ และลงมือปฏิบัติได้ทันท่วงที ไม่เป็นรองตั้งแต่เริ่มต้น
นอกจากนี้ผู้ที่สื่อสารต้องพิจารณาถึงความเสี่ยงในการที่จะส่งข้อมูลออกไปอย่างรอบด้านทั้ง 360 องศา
พนักงานบางคนแก้ปัญหาที่มีอยู่ได้เก่งมาก  คือการแก้ปัญหาเป็นการแก้ด้วยการสร้างปัญหาใหม่ค่ะ 
พนักงานเหล่านี้เป็นกลุ่มที่ทำให้ปัญหาที่เป็นอยู่กลายเป็นก้อนใหญ่ขึ้น เป็นปัญหาซ้ำซ้อน ยิ่งแก้ยิ่งยุ่ง พนักงานแบบนี้ถ้าให้อยู่เฉยๆ ท่าทางจะยุ่งน้อยกว่า  ที่ผ่านมาในระดับประเทศก็มีตัวอย่างมาให้เห็นอยู่เนืองๆ ท่านผู้อ่านคงจะจินตนาการเรื่องจริงได้หลายเรื่อง
พวกนี้ทำให้องค์กรต้องอยู่ในสภาพที่เป็นลิงแก้แหประเภท Multiply ค่ะ ท่านผู้อ่านขา
ส่วนในเรื่องการพิจารณาตัวคนที่ต้องออกไปสื่อสารกับกลุ่มต่างๆ เมื่อยังอยู่ในยามปกติต้องพิจารณาให้ถ้วนถี่ว่าบุคคลใดเหมาะสำหรับการได้รับมอบหมายให้ไปสื่อสารกับคนภายนอก  เพราะจำเป็นต้องเลือกคนพูดแล้วทำให้องค์กรเกิดภาพลักษณ์ในทางบวก 
พนักงานแบบนี้ต้องคว้าตัวเอาไว้เป็นพนักงานต้นแบบเลยค่ะ 

บทความที่น่าสนใจ
 
  • การสื่อสารในภาวะวิกฤติ สิ่งที่องค์กรเมืองไทยมองข้าม
  • Fortune Cookie
  • Oktoberfest กับ Big Six (1)
  • Oktoberfest (2)
  • Spargel... ผักแวมไพร์
  • ทำแผนการสื่อสารในภาวะวิกฤติ
  • สี ฟ้า-ขาว : แบรนด์ของบาวาเรีย
  • พรรคบาเยิร์น (BP)
  • เยี่ยมบริษัท BMW ที่ มิวนิก
  • ทำพื้นที่ต้อนรับลูกค้าให้... Wow ! (2)
  • ทำพื้นที่ต้อนรับลูกค้าให้... Wow ! (3)
  • Nostalgia ช่วยสร้างแบรนด์