ประชุมให้ได้ผลดี (8)
ประชุมให้ได้ผลดี (8)

โดย : ม.ล.อัจฉราพร ณ สงขลา

update : 15 กรกฎาคม 2558 02:41
ISBN : -


ประชุมให้ได้ผลดี (8)


การประชุมให้ได้ผลดี (5)

2 องค์ประกอบสุดท้ายที่เป็นหัวใจของการประชุม

เพื่อให้การประชุมได้ผลดีจำเป็นต้องมี  องค์ประกอบที่ 5. 

คือ….บันทึกการประชุม

    บันทึกการประชุมเป็นผลของการตัดสินใจของที่ประชุมว่า  เรื่องที่อยู่ในวาระการประชุมจะออกมาอย่างไร จะดำเนินการต่ออย่างไร จะเปลี่ยนวิธีดำเนินการอย่างไร หรือยกเลิกดำเนินการไปก่อน ฯลฯ นับเป็นหลักฐานที่ทุกคนต้องยึดถือ

    บันทึกการประชุมเป็นคำตอบสุดท้าย

    บันทึกการประชุมรูปแบบมาตรฐานจำเป็นต้องมีช่องสุดท้ายไว้เขียนระบุว่า ผู้ที่ที่ประชุมกำหนดให้เป็นผู้รับเรื่องหรือรับผิดชอบในแต่ละวาระไปดำเนินการนั้นเป็นใคร ซึ่งอาจมีหลายท่านก็ได้  รวมถึงระยะเวลาแล้วเสร็จเพื่อให้ทราบว่า ในการประชุมครั้งต่อไปจะมีอะไรที่แล้วเสร็จบ้าง  หรือดำเนินการไปถึงขั้นไหนเมื่อใด

    บันทึกประชุม ก็คือการกำหนด Mission ให้ใครไปทำอะไรนั่นแหละค่ะ

    ในการประชุมโดยทั่วๆ ไป ผู้เข้าร่วมประชุมมักได้รับบันทึกการประชุมหลังจากการประชุมเสร็จสิ้นไปแล้ว 1-3 วัน 

    แต่บางประชุมที่ทีมงานไม่เป็นมืออาชีพ  กว่าจะส่งบันทึกการประชุมไปให้ ก็รอกันจนลืมไปเลย  ทำให้ผู้ไปร่วมประชุมเมื่อได้รับสำเนารายงานการประชุม ก็นั่งดูอย่างงงๆ อยู่พักหนึ่งว่า... 

    “เอ… เราไปประชุมกับเขาที่ไหน... เมื่อไหร่กันเนี่ย”

    ประธานการประชุมต้องกำหนดให้เลขานุการ รีบทำ และรีบส่งบันทึกการประชุมให้เร็วที่สุด เพราะการจัดส่งบันทึกการประชุมไปให้ได้รวดเร็วแค่ไหน คือตัววัดประสิทธิภาพในการทำงานของประธานฯ และเลขานุการในการจัดประชุม 

    ท่านผู้อ่านคะ... 

    ในเรื่องความรวดเร็วในการทำและจัดส่งบันทึกการประชุมนี้ ผู้เขียนมีประสบการณ์ที่ประทับใจมากในการประชุมร่วมกับคณะทำงานของบริษัทจากประเทศญี่ปุ่น 

    คณะประชุมของญี่ปุ่นเขาจัดให้มีคนหนึ่งที่มีหน้าที่ทำบันทึกประชุมร่วมกับเรา เขาพิมพ์บันทึกการประชุมสดๆ ขึ้นจอในที่ประชุมฉายให้เห็นชอบกันทั้ง 2 ฝ่าย ให้พิจารณาตกลงเห็นชอบกันวรรคต่อวรรค แก้ไขตรงไหนก็ตกลงกันให้จบในตอนนั้น

    สุดยอดแห่งการทำบันทึกการประชุมจริงๆ ค่ะ.... 

    และในช่วงการประชุม หากมีสิ่งใดที่เขาติดขัด เขาจะ Email กลับไปถามหรือขอข้อมูลที่ญี่ปุ่นในนาทีนั้น โดยเขามีเจ้าหน้าที่เตรียมรับมือที่ญี่ปุ่นขณะเขากำลังประชุมอยู่กับเราทุกวินาที

    เมื่อการประชุมครบทุกวาระจบสมบูรณ์ เราสามารถพิมพ์บันทึกการประชุมได้ทันที

    และตัวแทนผู้มีอำนาจเต็มทั้ง 2 ฝ่าย ลงนามรับรองการประชุมได้ทันทีหลังการประชุมสิ้นสุด ตามมาด้วยการแจกสำเนาบันทึกการประชุมให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกหน่วยแล้วเลิกประชุม

    โอ… พระเจ้า

    เวลาและการทำงานเขาช่างมีประสิทธิภาพจริงๆ......

    แต่ผู้เขียนคิดว่า ก็คงไม่ใช่ทุกการประชุมหรอกนะคะที่เขาทำอย่างนี้

    ขอเรียนว่า... การทำบันทึกการประชุมจัดส่งได้เร็วก็อย่าลืมว่าต้องเป็นบันทึกการประชุมที่ถูกต้องด้วย อย่าสักแต่ว่าส่งๆ ไปจะได้จบๆ 

    ถ้าคิดอย่างนั้นประธานฯ นั่นแหละจะจบค่ะ

    ถ้าบันทึกการประชุมไม่ถูกต้อง.... ทั้งหน่วยงานฯ ประธานฯ เลขาฯ ที่จัดการประชุมอาจต้องออกบันทึกการประชุมฉบับใหม่เป็น (ฉบับแก้ไข) ส่งตามไปทันที 

    พยายามอย่าให้ผิดนะคะ ขอให้นึกถึงเรื่อง Zero Error เพราะมันอาจทำให้เกิดความไม่น่าเชื่อถือหรือกลายเป็นผู้จัดการประชุมที่น่าขบขันนำไปล้อเลียนกันในองค์กรทำให้เสียหายแก่หน่วยงานได้

    บันทึกการประชุมที่ถูกต้องนั้น ยังหมายรวมไปถึงการตรวจ อักขระ วรรค ตอน การสะกด ฯลฯ ให้ถูกต้องด้วย

    การที่ประธานฯ ต้องกล่าวตอนเปิดการประชุมในครั้งต่อไปว่า....

    "ก่อนอื่นผมต้องขอโทษที่จะต้องขอแก้ไขบันทึกการประชุมครั้งที่แล้ว....ฯลฯ " 

    อย่างนั้นไม่ใช่มืออาชีพค่ะท่านประธานขา...

    สำหรับการประชุมที่เป็นเรื่องเทคนิค มีการบันทึกเสียงร่วมด้วยทุกครั้งแต่ต้องมั่นใจว่า ความลับจะไม่หลุดรอดออกไปจากการบันทึกเสียง 

    จะทำอย่างไรและมีมาตรการที่รัดกุมอย่างไรต้องคิดหาวิธีกันเองค่ะ 

    

องค์ประกอบที่ 6. การติดตามผล

    ก่อนการประชุมจะสิ้นสุดลง และเรื่องในวาระต่างๆ ยังไม่จบ จะต้องแจ้งให้ผู้เข้าร่วมประชุมทราบทันทีว่า จะต้องจัดประชุมอีกครั้งหรือไม่....   และหากจะต้องจัด  ให้ระบุล่วงหน้าเลยว่า ที่ใด เมื่อใด เวลาใด 

    มีคนเคยสงสัยว่าระยะเวลาการประชุมครั้งต่อไปควรจะเป็นเมื่อใด มีสูตรตายตัวหรือไม่  

    ขอเรียนให้ทราบว่าระยะเวลาที่เหมาะสมคือ ควรทิ้งช่วงในผู้ร่วมประชุมได้มีเวลาทำงานและรวบรวม ผลงาน ปัญหา อุปสรรค ความคืบหน้ามาแจ้งให้ที่ประชุมรับทราบได้  

    ยกเว้นการประชุมที่เหลือระยะเวลาดำเนินการสั้นมาก ถ้าเป็นกรณีนี้ต้องเร่งให้มีการประชุมถี่ๆ เพื่อให้มีเวลาแก้ปัญหาได้ทันที  และผู้ร่วมประชุมไม่ควรจะเปลี่ยนตัวตลอดเวลาเพราะจะตามเรื่องไม่ติด

    เรื่องที่ไม่จบ ผู้บันทึกการประชุมก็จะบันทึกไปว่า ให้ติดตามผลในครั้งหน้า สิ่งที่ค้างอยู่ก็จะกลายไปอยู่ในวาระการประชุมในครั้งหน้า

    การประชุมที่มีเรื่องค้างในวาระประชุมที่ไม่ยอมออกไปสักที เป็นสิ่งที่ฟ้องประสิทธิภาพการทำงานอันน่าอับอายของประธานฯ และผู้เข้าร่วมประชุมค่ะ

    ท่านผู้อ่านคะ... องค์ประกอบทั้ง 6 หัวข้อนี้คือหัวข้อหลักๆ ในการประชุมให้ได้ผลดีทุกวันนี้ขอสรุปอีกครั้งคือ

องค์ประกอบที่ 1. วาระการประชุม

องค์ประกอบที่ 2.  การเชิญคนมาประชุมให้ “ถูกคน”  

องค์ประกอบที่ 3.  รูปแบบการประชุมและอุปกรณ์อำนวยความสะดวกในการประชุม

องค์ประกอบที่ 4   การดำเนินการประชุมให้เป็นไปตามเวลาที่ได้กำหนดไว้

องค์ประกอบที่ 5. บันทึกการประชุม

องค์ประกอบที่ 6. การติดตามผล

    ผู้เขียนใช้หลักการทั้ง 6 ข้อนี้จากการเป็นแม่งานจัดทั้งประชุมเล็กประชุมใหญ่  ประชุมมาหลายหน ก็ OK ค่ะ

    ขอให้จัดประชุมอย่างมีความสุขนะคะ

    ครั้งต่อไปเราจะมาพูดถึงเรื่อง “การประชุมในภาวะไม่ปกติ” ค่ะ ....รับรองว่ามันส์ค่ะ 

    (อ่านต่อวันอังคารหน้าค่ะ)

บทความที่น่าสนใจ
 
  • การสื่อสารในภาวะวิกฤติ สิ่งที่องค์กรเมืองไทยมองข้าม
  • Fortune Cookie
  • Oktoberfest กับ Big Six (1)
  • Oktoberfest (2)
  • Spargel... ผักแวมไพร์
  • ทำแผนการสื่อสารในภาวะวิกฤติ
  • สี ฟ้า-ขาว : แบรนด์ของบาวาเรีย
  • พรรคบาเยิร์น (BP)
  • เยี่ยมบริษัท BMW ที่ มิวนิก
  • ทำพื้นที่ต้อนรับลูกค้าให้... Wow ! (2)
  • ทำพื้นที่ต้อนรับลูกค้าให้... Wow ! (3)
  • Nostalgia ช่วยสร้างแบรนด์