ประชุมให้ได้ผลดี (7)
ประชุมให้ได้ผลดี (7)

โดย : ม.ล.อัจฉราพร ณ สงขลา

update : 15 กรกฎาคม 2558 02:39
ISBN : -


ประชุมให้ได้ผลดี (7)


การประชุมให้ได้ผลดี (4)
คน 7 ประเภท ที่ต้องประชุมจนไม่มีเวลาทำงาน

เป็นเรื่องแปลกนะคะที่คนบางคนในองค์กรมีภารกิจในการประประชุมต่อวันเกินจะรับไหว  แยกร่างไม่ถูกว่าจะไปประชุมไหนดี   

เรื่องนี้เป็นเรื่องที่สะท้อนเข้าไปถึงระบบการจัดการและการบริหารงานในองค์กร เราจะต้องหันกลับมาดูสาเหตุกันสักหน่อยว่ามันมีที่มาที่ไปอย่างไร แล้วมันน่าจะมีทางออกอย่างไรได้บ้าง  

การประชุมให้ได้ผลดีไม่ได้ขึ้นอยู่กับปัจจัยตั้งแต่เริ่มประชุม ขณะประชุมจนจบประชุมเพียงเท่านั้น  การที่บางคนต้องประชุมกันมากมาย จนไม่ต้องทำอย่างอื่น  แต่คนบางคนทั้งปีทั้งชาติกลับไม่เคยถูกเชิญเข้าประชุม   

ผู้เขียนลองแยกแยะแล้ว เห็นว่ามีคนอยู่ 7 ประเภท ที่ต้องถูกเรียกประชุมจนกลายเป็นดาราในที่ประชุม 

….ลองมา เปิดใจพิจารณากันนะคะว่าท่านผู้อ่านจะอยู่ในปัจจัยประเภทใดบ้าง

คนเหล่านี้อาจส่งผลให้การประชุมขององค์กรสำเร็จหรือล้มเหลว  หรือส่งผลไปกระทบการทำงานทั้งระบบ  ทั้งๆ ที่ดูอย่างผิวเผินแล้วบางครั้งปรากฏว่าเขาไม่ได้เข้าไปเกี่ยวกับการประชุมที่เกิดขึ้นในองค์กรแต่อย่างใด  แต่เขาอาจเป็นบุคคลที่เข้าไปมีส่วนอย่างยิ่งโดยไม่รู้ตัวที่ทำให้หน่วยงานต่างๆ จำเป็นต้องเชิญท่านประชุมเพียงเพื่อให้งานราบรื่น

คนเหล่านี้มี 7 ประเภทค่ะ    

ประเภทที่ 1 เป็นกลุ่มหัวหน้างานที่มีทัศนคติในการทำงานประเภท “มาเฟีย”  ถ้าไม่ให้หัวหน้าพวกนี้จะไม่รับรู้งานที่จะเกิดขึ้น อย่างเป็นเรื่องเป็นราว  ก็จะไม่ยอมให้ลูกน้องตนยื่นมือเข้าไปช่วยเด็ดขาด ดีไม่ดียังตีรวนเอาอีก  

ถ้าองค์กรมีหัวหน้างานประเภทนี้อยู่  หน่วยงานใดที่ต้องการงานที่ราบรื่น จำเป็นต้องเชิญบุคคลประเภทนี้ประชุมทุกเรื่อง  ให้มีเอี่ยวเกี่ยวข้องในการประชุมเข้าไว้  มิฉะนั้นจะไม่ได้รับความร่วมมือใดๆ ทำให้ปริมาณการได้รับเชิญประชุมมีสูงมากถึงมากที่สุด

กลุ่มนี้องค์กรต้องย้อนกลับไปดูวิธีการแต่งตั้งระดับผู้บริหารหรือหัวหน้างาน  หากมีผู้บริหารประเภทนี้มากๆ จะเป็นอุปสรรคกับหัวหน้างานในหน่วยที่ตั้งใจทำงาน  หรือพนักงานระดับปฏิบัติการที่จะต้องถูกสั่งห้ามไม่ให้ความร่วมมือกับหน่วยงานอื่นๆ อย่างไม่มีเหตุผล 

....ลูกน้องที่รักการทำงานจะเกิดความอึดอัด  ขณะที่คนไม่ทำงานก็จะรักใคร่นายประเภทนี้ที่มีความสามารถที่จะปฏิเสธงาน  หรือจงใจรับงานให้น้อยลง  หรือผลักงานออกนอกตัว  นอกจากนี้ถ้ามีผู้บริหารประเภทนี้เกิน 30% นอกจากหน่วยงานต่างๆในองค์กรจะประสานงานกันค่อนข้างลำบากแล้ว  บุคลากรหน่วยต่างๆ ยังต้องใช้เวลาส่วนใหญ่ค้นหากลยุทธ์เพื่อจะให้คนประเภทนี้ให้ความร่วมมือทำให้องค์กรเกิดปัญหาในการประสานการทำงานได้

ประเภทที่ 2   “คนของประชาชน”  คือพนักงานระดับบริหารหรือปฏิบัติการต้องรับผิดชอบที่ทำอะไรได้ทั้งหมด ลักษณะของหัวหน้างานประเภทนี้มักมาจากการที่พนักงานไม่มี Job Descriptions ที่ชัดเจน  ไม่ว่าเรื่องอะไรนายสูงสุดก็ยกงาน มอบหมายงานให้ “บุคลากรในดวงใจ” รับผิดชอบหมดทุกเรื่อง  มอบให้ทุกวันจนลืมไปว่าแม้แต่ซุปเปอร์แมนก็ไม่สามารถทำได้ก็ยังส่งให้ไปทำ

 บางครั้งอาจจะเพราะเชื่อมือ ไว้เนื้อเชื่อใจ“บุคลากรในดวงใจ” อยู่คนเดียว เลยยกงานให้ทำทุกเรื่อง ถ้าเรื่องไหนไม่ได้รับการพยักหน้าจาก“บุคลากรในดวงใจ” บุคคลนี้  นายสูงสุดจะไม่ผ่านเรื่องให้เด็ดขาด

...แน่นอนทั้งองค์กรก็ต้องใส่ชื่อบุคคลประเภทนี้อยู่ในรายชื่อผู้ร่วมประชุม  อย่างน้อยเพียงขอให้แวะมาแค่เซ็นชื่อว่าร่วมประชุมด้วยและให้ความเห็นสักสองสามประโยค  ผู้เกี่ยวข้องก็รู้สึกว่ารอดตัวแล้ว  ดังนั้นบุคคลกลุ่มนี้ 7 ชั่วโมงก็จะต้องอยู่ในที่ประชุมต่างๆ และเหลืออีก 1 ชั่วโมง เป็นเวลารายงานนาย ทำให้ไม่เหลือเวลาไปทำงาน

ประเภทที่ 3  “จอมโวย” ได้กับทุกเรื่อง  ถ้าเรื่องที่กำลังจะเกิดขึ้นเป็นเรื่องที่ไม่เคยผ่านหูผ่านตา    แต่ถ้าได้รับรู้ก่อนล่วงหน้าแล้วจะโวยน้อยลง  ดังนั้นเพื่อลดความกดดันของคนทำงานในหน่วยต่างๆ ก็จำเป็นต้องดึงคนประเภทนี้เข้ามาร่วมประชุมเพื่อความปลอดภัยและความราบรื่นในการทำงาน

ประเภทที่ 4 “จิตใจดี”ชอบช่วยเหลือทุกคนทุกเรื่องโดยไม่มีเงื่อนไข บุคลากรประเภทนี้มักจะได้รับการแต่งตั้งให้เป็นกรรมการทุกชุด  เพื่อให้รับงานไปทำแทนเพื่อนๆ ที่มีแต่ไอเดียพุ่งพล่านแต่ไม่อยากลงมือทำงาน ถ้าท่านเป็นคนประเภทนี้จำเป็นต้องคัดแยกงานให้ถ้วนถี่  ถ้างานใดไม่เกี่ยวข้องกับเราเลย  ควรตัดออกไปบ้าง  มิฉะนั้นสักวันหนึ่งท่านอาจไม่เหลือลูกน้องไว้ทำงานเลยแม้แต่คนเดียว

ประเภทที่ 5 “ความคิดดี”  ถ้าได้คนประเภทนี้มาร่วมระดมสมอง เสนอแนวคิดแล้ว งานก็จะไม่พลาด  จึงเป็นบุคคลที่เป็นที่ชื่นชอบในหมู่คนทำงานด้วยกัน  จำเป็นต้องเชิญมาให้ช่วยคิดในที่ประชุมอย่างต่อเนื่อง  

ถ้าท่านคิดว่าเป็นคนประเภทนี้  ท่านควรนำเสนอฝ่ายฝึกอบรมให้หาวิทยากรมาช่วยฝึกฝนพนักงานคนอื่นๆ  ให้สามารถนำเสนอความคิดอย่างท่านได้บ้าง  เพื่อให้ท่านได้ประชุมน้อยลง  ได้เอาเวลาไปทำอย่างอื่นบ้าง  นอกจากนี้เพื่อนร่วมงานก็จะได้รับความรู้และสามารถคิดสร้างสรรค์เพื่อองค์กรได้มากขึ้น

ประเภทที่ 6 เป็นผู้รับผิดชอบในหน่วยงานที่ต้องเป็นตัวกลางในการสื่อสารกับผู้คนทั้งภายในและภายนอกองค์กรถ้าขาดทีมงานประเภทนี้โครงการที่วางไว้ก็จะไม่ได้สร้างการรับรู้ให้ทราบโดยทั่วกันคนกลุ่มนี้จะเหนื่อยหน่อยเพราะปฏิเสธการร่วมประชุมไม่ได้  แต่ผู้ร่วมประชุมประเภทนี้สามารถแสดงความเป็นมืออาชีพได้  โดยการเตรียมการล่วงหน้าที่จะแจ้งในที่ประชุมว่าในส่วนของเราจะทำอะไรให้ได้บ้าง   ทำอย่างไร ใช้ระยะเวลาเตรียมการเท่าใด  มีข้อเสนอแนะเพิ่มเติมอะไร  ถ้าจะให้ได้รับผลสำเร็จเราต้องการความช่วยเหลืออย่างไร  และขอให้มีผู้ที่รับผิดชอบเรื่องข้อมูลที่ชัดเจนและต้องได้รับมอบหมายจากที่ประชุมเพื่อไม่ให้เกิดปัญหาการโยนงาน   ในส่วนของหน่วยงานเราต้องแจ้งด้วยว่าผู้ประสานงานเป็นใคร  พร้อมกับแจ้งให้ที่ประชุมทราบว่าเราจะนำเสนอความคืบหน้าและการปฏิบัติงานที่ผ่านไปแล้วให้ทราบเป็นระยะๆ

ประเภทที่ 7 หน่วยงานที่ชี้เป็นชี้ตายในเรื่องงบประมาณหรือความมั่นคงของผู้ปฏิบัติงานจำเป็นต้องมีบุคลากรประเภทนี้เป็นกรรมการไว้เวลาประชุมเพื่อให้ผลการประชุมมีข้อมูลที่ถูกต้องตามระเบียบ  หรือถ้าเสนอผู้บริหารแล้วต้องได้รับอนุมัติแน่นอน 

กลุ่มผู้ทำงานประเภทนี้ถ้าไม่อยากทำงานเหนื่อยมาก หรือมีเวลาทำงานโดยที่ไม่ต้องร่วมประชุมโดยไม่จำเป็น  ควรใช้วิธีให้ความรู้หน่วยงานต่างๆ อย่างต่อเนื่องถึงรายละเอียดของการทำงานที่ถูกต้องอย่างต่อเนื่อง   และควรหาเจ้าหน้าที่ที่สามารถเป็นศูนย์กลางในการติดต่อเพื่อให้ข้อมูล    บุคคลที่คัดเลือกมานี้ควรเป็นคนที่มีมนุษยสัมพันธ์ดี  มีความสุขที่จะเป็นผู้ให้ข้อมูล ไม่เบื่อหน่ายกับการซักถามที่ซ้ำซาก 

  ถ้ามีหน่วยงานใดต้องการความช่วยเหลือ และเรามีทีมงานที่สามารถให้ข้อมูลที่ถูกต้องชัดเจนไว้รองรับ  และทำแบบนี้ได้อย่างต่อเนื่อง  ท่านก็ไม่ต้องรับภาระในการร่วมประชุมโดยไม่จำเป็น ...ถือว่าเป็นการปฏิบัติงานเชิงรุกหรือเชิงป้องกัน  วิธีนี้จะสามารถลดภาระในการที่ต้องเข้าประชุมที่ไม่จำเป็นได้

จากบุคลากรทั้ง 7 ประเภทนี้  จะเห็นได้ว่าบางครั้งท่านอาจจะเป็นปัจจัยสำคัญที่บีบบังคับให้หน่วยงานต่างๆ ต้องเชิญท่านร่วมประชุม  เรียกได้ว่า “โดนบังคับในทางอ้อม”

คนที่ “ดีเกินไป” หรือ “เก่งเกินไป” บางครั้งต้องมาตกที่นั่งเดียวกันเช่นกัน

ท่านต้องเลือกที่จะทำ และเลือกที่จะเป็นค่ะ

(อ่านต่อวันอังคารหน้าค่ะ)    

บทความที่น่าสนใจ
 
  • การสื่อสารในภาวะวิกฤติ สิ่งที่องค์กรเมืองไทยมองข้าม
  • Fortune Cookie
  • Oktoberfest กับ Big Six (1)
  • Oktoberfest (2)
  • Spargel... ผักแวมไพร์
  • ทำแผนการสื่อสารในภาวะวิกฤติ
  • สี ฟ้า-ขาว : แบรนด์ของบาวาเรีย
  • พรรคบาเยิร์น (BP)
  • เยี่ยมบริษัท BMW ที่ มิวนิก
  • ทำพื้นที่ต้อนรับลูกค้าให้... Wow ! (2)
  • ทำพื้นที่ต้อนรับลูกค้าให้... Wow ! (3)
  • Nostalgia ช่วยสร้างแบรนด์