ประชุมให้ได้ผลดี (6)
ประชุมให้ได้ผลดี (6)

โดย : ม.ล.อัจฉราพร ณ สงขลา

update : 15 กรกฎาคม 2558 02:39
ISBN : -


ประชุมให้ได้ผลดี (6)


การประชุมให้ได้ผลดี (3) 

    

ตอนนี้เราจะมาพูดถึงองค์ประกอบที่

คือการดำเนินการประชุมให้เป็นไปตามเวลาที่ได้กำหนดไว้

    ในการควบคุมเวลาการประชุมให้เข้ามาอยู่ในกรอบการประชุมให้ได้นั้น ประธานฯ ต้องการการวางแผนที่ดีและการคิดอย่างรอบคอบ

    เรื่องนี้ทั้งประธานฯ และเลขาฯ ต้องประเมินให้ลงตัวตั้งแต่เริ่มทำวาระการประชุม 

    บางประชุมนั้นต้องรู้ได้ล่วงหน้าค่ะว่า แม้ประธานจะเก่งในการดำเนินประชุมสักเพียงใด โดยประสบการณ์ของผู้เขียนแล้วเห็นว่า แทบไม่มีทางที่จะทำให้การประชุมจบลงในเวลาที่กำหนดได้ 

    การประชุมที่มีเค้าลางน่าจะจบไม่ลงอย่างนี้ ขอให้ผู้จัดการประชุมเตรียมยืดเวลาการประชุมล่วงหน้าไปเลย ซึ่งหมายรวมไปถึงเรื่องอื่นๆ ที่มาสนับสนุนการประชุม โดยเฉพาะการบริการอาหาร เครื่องดื่ม 

และสิ่งสำคัญที่สุดคือกระแสไฟฟ้า...

     ตัวอย่างการประชุมที่พบได้ว่าไม่สามารถจบลงได้ตามเวลาคือ การประชุมผู้ถือหุ้นฯ  

    ช่างจบลงได้อย่างลำบากลำบนจริงๆ

    การประชุมผู้ถือหุ้นที่จบลงได้ลำบากมักจะมาจากเมื่อผู้ถือหุ้นออกมาชี้แจงแสดงความคิดเห็นกันมากราย ซึ่งแน่นอนว่าหากมีผู้ถือหุ้นจำนวนมากต้องการแสดงความคิดเห็นก็ย่อมทำให้การประชุมยืดเยื้อและจบได้ยาก

    การรับมือเรื่องนี้ ผู้เขียนต้องขอพูดแบบกำปั้นทุบดินว่า...

ประธานดำเนินการประชุมต้องเก่งค่ะ” 

     วิธีการอย่างหนึ่งที่ประธานดำเนินการประชุมที่ชำนาญการมักนำมาใช้ในการควบคุมเวลาคือ กำหนดให้ผู้ถือหุ้นที่ต้องการถามหรือแสดงความเห็นใช้เวลาในการพูดหรือถามคนละกี่นาที  

แต่อย่างที่รู้กันกฎมีไว้แหก”  ค่ะ

 

    จะมีผู้ถือหุ้นที่เป็นนักถามบางคน ซึ่งมักจะมาปรากฎกายและถามประจำทุกปี เวียนไปเกือบทุกบริษัท จนอาจจะเรียกว่าเป็น Superstar หรือขาประจำลุกขึ้นถามอย่าง เข้มข้น เผ็ดร้อน ไม่ยอมจบ ไม่ยอมนั่ง ไม่ยอมเลิก และพูดย้ำวนในประเด็นซึ่งใครจะตอบเท่าไหร่เขาก็จะ.... 

ไม่ยอมฟัง ไม่พอใจ และมีข้อโต้แย้งในทุกเรื่อง

    การเตรียมรับมือในกรณีนี้ ประธานฯ กับหน่วยงานจัดประชุมผู้ถือหุ้น ต้องคิดไว้ล่วงหน้าแล้วค่ะ

    ประธานฯ มักจะเชิญหัวหน้าคณะทำงานการประชุมมาซักซ้อมก่อนการประชุมสัก 1 สัปดาห์ว่าจะทำอย่างไรในการประชุมหากมีการถามอย่างโน้นอย่างนี้ ฯลฯ  

    การคิดเตรียมรับมือหรือคิดล่วงหน้าไว้ตั้งแต่เริ่มจัดประชุมแล้วว่าควรทำอย่างไรไว้ก่อน มี Plan A, Plan B…..  จะช่วยได้มาก    

    หน่วยงานที่จัดประชุมต้องนำมาคิดต่อเพื่อช่วยประธานฯ โดยตั้งเหตุการณ์สมมติและเตรียมแก้ไขและฝึกซ้อมไว้ล่วงหน้า จะช่วยรับลูก  ส่งลูก หาทางออกที่แนบเนียน และทำอย่างไรให้ประธานฯ ที่อยู่บนเวทีดำเนินการประชุมได้ง่ายขึ้น 

    บางครั้งผู้บริหารอาจถูกวิพากษ์รุนแรง แต่ก็ต้องควบคุมการแสดงออกและการดำเนินการต้องให้ออกมาดูดีนะคะ เพราะเรื่องภาพลักษณ์ขององค์กรผ่านทางการประชุมนั้นสำคัญมาก

    ต้องมีสติไว้ตลอดเวลานะคะ 

เหตุการณ์อะไรที่ไม่นึกไม่ฝันในปัจจุบันนี้ หากเกิดขึ้นมาแล้วจะสามารถไปถึงสี่อได้ในไม่กี่นาที  แต่ถ้าเป็นกรณีโดดเด่นน่าสนใจอาจนับเป็นวินาทีก็ได้

บรรยากาศการประชุมใดที่พัฒนาเข้าสู่ ความวุ่นวาย ยืดเยื้อ แสนเซ็ง และจบไม่ลง จะสะท้อนให้เราเห็นว่าประธานในการประชุมคนใดมีฝีมือตัวจริง  

ในการประชุมที่เข้าสู่สถานการณ์อย่างนี้จะต้อนให้...ประธานฯ เบื่อการประชุมถึงขนาดถอนใจออกมาทางไมโครโฟน แต่อย่าลืมว่าประธานฯ ไม่ได้มีอาการเบื่ออยู่เดียวดายหรอกค่ะ เพราะคนที่เข้าร่วมประชุมเขาก็ถอนหายใจอยู่ด้วยเหมือนกัน และเริ่มเบื่อประธานฯ ก็มี

แล้วเมื่อเบื่อกับเบื่อมาเจอกันจะเกิดอะไรขึ้นคะ? นั่นจะกลายไปเป็นเรื่องของภาพลักษณ์องค์กรไปทันทีค่ะ

ท่านผู้อ่านคะ... จากการที่ผู้เขียนได้รวบรวมจากประสบการณ์ในการมีส่วนร่วมในการจัดหรือเข้าร่วมการประชุมใหญ่และเล็กนับครั้งไม่ถ้วน  พบว่าสำหรับตัวประธานการประชุมที่น่าเบื่อมากๆ จะมีลักษณะดังนี้  

1 ประธานฯ ที่มาอ่านตามบทอย่างเดียว ประธานฯ ประเภทนี้เขาเรียกว่า... มาเป็นพระประธานค่ะ เพราะจากนั้นท่านประธานฯ จะนั่งลอยตัวปิดปากสนิทเป็นปูชนียวัตถุ ปล่อยให้ประธานเงาละเลงต่อ ถูกผู้เข้าร่วมประชุมกระหน่ำฉีกเป็นชิ้นๆ อย่างโอชะ 

2 ประธานฯที่ชอบพูดเรื่องที่ไม่เคยอยู่ในวาระ พูดเรื่องที่ไม่เกี่ยวกับผู้ร่วมประชุม พูดยาว และเยิ่นเย้อ หาสนามบินลงไม่เจอ จับประเด็นไม่ได้ บางท่านไปเอาเรื่องลูกสาวตนเองที่อยู่ต่างประเทศมาเล่าให้ที่ประชุมฟัง ฯลฯ ประธานฯ ลักษณะนี้สามารถเรียกอารมณ์เบื่อและเสียงหาวนอนจากผู้เข้าร่วมประชุมได้อย่างมีประสิทธิภาพมาก

3 ประธานฯ ที่ไม่ยอมให้ใครออกความเห็น สั่งลูกเดียว แม้จะถามว่ามีใครอยากแสดงความคิดเห็นบ้าง แต่ก็ไม่ยอมที่จะฟัง ประเภท I am OK…You are not OK. 

ประธานฯ ลักษณะนี้มีอาการคล้ายคนเสียสติหรือใกล้บ้าค่ะ

4 ประธานฯ ที่ชอบตัดบทในเรื่องที่สำคัญแต่ไม่ใช่เรื่องที่ประธานอยากจะฟัง หากเจอว่าในการประชุมที่มีประธานฯ ประเภทนี้ ...ผู้เข้าร่วมประชุมจะร่วมกันภาวนาว่าเมื่อไหร่จะจบเสียที เซ็งและเงียบๆ ไม่พูดอะไรจะดีกว่า

5 ประธานฯ ที่สรุปไม่เป็น ตีประเด็นสำคัญไม่ได้ ประธานฯ ประเภทนี้เป็นตัวจริงในการสร้างความสับสนในหัวข้อการประชุม เตรียมตัวเตรียมใจเลยค่ะว่า ..อาจต้องมาประชุมต่ออีกหลายครั้ง

6 ประธานฯ ที่ไม่รู้จริงในเรื่องที่ประชุมอยู่ แล้วไม่ทำการบ้าน แต่ชอบอวดว่ารู้ แต่เรื่องที่พูดเป็นการรู้แบบผิดๆ  ประธานฯ พวกนี้เป็นประธานฯ ที่น่าสังเวชมาก ไม่มีความสง่างามแม้แต่น้อย

7 ประธานฯ ที่ชอบมาสายประจำ ปล่อยให้ผู้ร่วมประชุมนั่งรอแบบไร้อนาคต ผู้เขียนเคยเห็นผู้เข้าร่วมประชุมเดินออกจากห้องประชุมค่อนห้อง เพื่อให้ประธานฯ นิสัยเสียรู้ว่า ...เวลาของชาวบ้านเขามีค่ามากกว่ามานั่งรอคนที่ไม่รู้จักคุณค่าของเวลา

สำหรับผู้เป็นประธานฯ นอกเหนือจากต้องทำการบ้านเรื่องหัวข้อประชุมที่จะต้องตรงประเด็น รักษาเวลาให้ดี  ยังจำเป็นต้องศึกษาผู้ร่วมประชุมว่าใครมีจุดอ่อนจุดแข็งอะไรเพื่อจะควบคุมการประชุมให้เป็นไปด้วยความเรียบร้อย

ประธานฯ ต้องมีสัมผัสที่ 6 เพื่อจะทราบอาการของผู้เข้าร่วมประชุมให้ได้ อย่าให้มีบรรยากาศน่าเบื่อเกิดขึ้นเด็ดขาด เพราะผู้ร่วมประชุมเขาต้องรีบกลับไปทำงาน และในวันเดียวกันนั้นบางครั้งเขามี 3 ประชุมซ้อนกัน แยกร่างไม่ถูกว่าจะไปประชุมไหนดี   ถ้าเป็นเช่นนี้ก็ต้องหันกลับมาดูทั้งระบบของทั้งองค์กรที่ได้จัดประชุมกันมากมายขนาดนั้นมาจากสาเหตุอะไรบ้างและเกินความจำเป็นหรือไม่

จะไปว่ากันในครั้งหน้า.....

(อ่านต่อวันอังคารหน้าค่ะ)

 

บทความที่น่าสนใจ
 
  • การสื่อสารในภาวะวิกฤติ สิ่งที่องค์กรเมืองไทยมองข้าม
  • Fortune Cookie
  • Oktoberfest กับ Big Six (1)
  • Oktoberfest (2)
  • Spargel... ผักแวมไพร์
  • ทำแผนการสื่อสารในภาวะวิกฤติ
  • สี ฟ้า-ขาว : แบรนด์ของบาวาเรีย
  • พรรคบาเยิร์น (BP)
  • เยี่ยมบริษัท BMW ที่ มิวนิก
  • ทำพื้นที่ต้อนรับลูกค้าให้... Wow ! (2)
  • ทำพื้นที่ต้อนรับลูกค้าให้... Wow ! (3)
  • Nostalgia ช่วยสร้างแบรนด์