ประชุมให้ได้ผลดี (5)
ประชุมให้ได้ผลดี (5)

โดย : ม.ล.อัจฉราพร ณ สงขลา

update : 15 กรกฎาคม 2558 02:35
ISBN : -


ประชุมให้ได้ผลดี (5)


การประชุมให้ได้ผลดี(2)

 

    เมื่อตอนที่แล้วได้กล่าวไปถึง 3 ข้อ คือองค์ประกอบที่ 1. วาระการประชุมองค์ประกอบ                  ที่ 2. การเชิญคนมาประชุมให้ “ถูกคน”    องค์ประกอบที่ 3.  รูปแบบการประชุมและอุปกรณ์อำนวยความสะดวกในการประชุม  

    ผู้เขียนเพิ่งไปบรรยายมาที่องค์กรแห่งหนึ่ง บังเอิญว่าผู้ที่เชิญได้อ่านบทความที่เขียนในโพสท์ทูเดย์ฉบับที่แล้ว ท่านได้สอบถามเรื่องการจัดของว่างในการประชุมอย่างไรจึงจะเหมาะสม  

    ผู้เขียนได้เรียนไปบางส่วนและบอกท่านว่าจะมาประมวลเขียนให้ในตอนนี้

    ท่านผู้อ่านคะ... สิ่งที่เป็นกับดักประการแรกในการจัดอาหารว่างก็คือการเลือกชนิดของอาหาร  ควรเลือกที่รับประทานง่ายไว้ก่อน อย่าให้เป็นอาหารที่สร้างความลำบากในการรับประทานเช่นต้องใช้ความพยายามในการตัดหรือแบ่งส่วนชิ้นอาหาร  บางครั้งแม้จะใช้ทั้งช้อนและส้อมช่วยแล้วก็ยังไม่ค่อยจะสำเร็จ  หรือเมื่อกัดจะมีเสียงดังทำให้เป็นจุดสนใจของผู้ร่วมประชุม  เช่นอาหารที่กรอบมากๆ 

    ผู้เขียนไม่แนะนำให้นำไม้จิ้มฟันที่มีปลายแหลม 2 ด้านมาเสียบหรือจิ้มของว่างในการรับประทาน  ตัวอย่างหนึ่งซึ่งเคยเกิดเรื่องที่ทุกคนคาดไม่ถึงคือ ไม้จิ้มฟันที่จิ้มอาหารว่างได้ตกลงไปเสียบทะแยงอยู่ที่พื้นพรม สุภาพสตรีท่านหนึ่งใส่รองเท้าเปิดหน้าเดินมาสะดุดไม้จิ้มฟันหล่นอยู่พอดีทำให้ปลายแหลมของไม้จิ้มฟันทิ่มเข้าไปที่นิ้วเท้ากลางระหว่างเนื้อกับเล็บต้องส่งโรงพยาบาลจนวุ่นวายไปหมด 

    ใครจะนึกว่าแค่ไม้จิ้มฟันอันเดียวที่ใช้แล้วเสียด้วยทำให้การประชุมที่สำคัญหยุดกลางคันได้ค่ะ

    การประชุมที่สำคัญๆ มากๆ ขอให้ระมัดระวังเรื่องความลับที่อาจรั่วไหลออกไปเพราะพนักงานที่เข้ามาบริการอาหารและเครื่องดื่มในห้องประชุมด้วย  เป็นอีกประเด็นหนึ่งที่ต้องระวัง 

    การตั้งแก้วน้ำดื่มไว้ให้ผู้ร่วมประชุมอาจสร้างปัญหาได้เช่นกันถ้าเป็นกรณีที่ช่องทางเดินระหว่างเก้าอี้และโต๊ะแคบ   เพราะส่วนใดส่วนหนึ่งของร่างกายอาจจะไปปะทะกับแก้วน้ำทำให้หกรดเสื้อผ้าได้  ทางแก้ก็คือจัดน้ำเป็นขวดฝาเกลียวปิดได้พร้อมหลอดน่าจะดีกว่า

    ปัจจุบันคนจะนึกถึงแต่การเลี้ยงน้ำชา กาแฟ ร้อน  ผู้เขียนได้เคยร่วมประชุมบางแห่งเปลี่ยนเป็นเลี้ยงกาแฟเย็น หรือน้ำเพื่อสุขภาพ ปรากฏว่าผู้ร่วมประชุมต่างก็ประทับใจกันมาก

    คงพอจะเป็นข้อมูลคร่าวๆ ในการจัดอาหารในการประชุมกันนะคะ

    ผู้เขียนขอกลับมาพูดถึงอุปกรณ์การประชุมกันต่อค่ะ

    เรื่องอุปกรณ์การประชุมสมัยก่อนนั้นถือว่ามี ห้องประชุม  โต๊ะ เก้าอี้ ก็พอแล้ว

    ...แต่สมัยนี้ไม่ใช่ค่ะ 

    ปฏิเสธไม่ได้จริงๆ ว่าอุปกรณ์บางอย่างแม้จะดูว่ามันเป็นสิ่งที่มากเกินไป แต่เราก็ขาดมันไม่ได้เสียแล้วสำหรับการประชุม

    Notebook เครื่องฉาย  LCD  เครื่องถ่ายเอกสาร  แฟกซ์  ไมโครโฟน จอ  ฯลฯ 

    สิ่งเหล่านี้ได้กลายเป็นอุปกรณ์มาตรฐานในห้องประชุมไปแล้ว ตอนนี้รวมไปถึง Wi Fi สำหรับสนับสนุนในการใช้ Internet ในการประชุมด้วย

    เรื่องอุปกรณ์และระบบสนับสนุนการประชุมเข้ามามีบทบาทและเป็นเรื่องที่สร้างความขลุกขลักในการจัดประชุมได้อย่างไม่น่าเชื่อ

    บางครั้งผู้จัดเตรียมงานที่คิดว่ารัดกุมที่สุดแล้ว  แต่ต้องมาตายตอนจบก็มีบ่อย เช่น เตรียมอุปกรณ์สำหรับ PC แต่ผู้ร่วมประชุมใช้ Macintosh แต่ผู้ร่วมประชุมไม่ได้นำสาย HDMI ต่อเชื่อมมา ก็จบอยู่แค่นั้นเลยค่ะ

    บางครั้งผู้ร่วมประชุมเตรียมการนำเสนอโดยจะนำเสนอผ่าน Thumb Drive ที่เตรียมมา แต่เนื้อหาที่ตนเตรียมมาใช้โปรแกมเป็นคนละเวอร์ชั่นกับเครื่องที่ห้องประชุมเตรียมไว้ 

    ทำให้การแสดงผลของตัวหนังสือก็มีปัญหาทั้งเรื่องวรรคตอน  ขนาดตัวหนังสือ  และEffectที่ทำไว้เช่น รถอาจวิ่งถอยหลังแทนที่จะเดินหน้าก็มีมาแล้ว

    เดาสิคะว่า... คนจัดประชุมต้องขอโทษขอโพยผู้เข้าร่วมประชุมท่านนั้นที่เตรียมการนำเสนอมาขนาดไหน

    แทบกราบเลยค่ะ...

    ส่วนคนพรีเซนท์ก็หน้าแตกไปตามระเบียบ

    อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ที่เป็นปัญหามากที่สุดอีกอย่างหนึ่งคืออุปกรณ์แสดงภาพ (Projector) ที่ทางผู้จัดการประชุมเตรียมไว้ โดยส่วนใหญ่มักจะรองรับคอมพิวเตอร์  PC หรือ  Notebook ทั่วไป  แต่ปัจจุบันอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ที่ผู้เข้าร่วมประชุมบางท่านนำมาเสนอขึ้นอุปกรณ์แสดงภาพ (Projector) เป็นเครื่อง Mac ถ้าไม่เป็น  MacBook ก็เป็น MacBook Air 

    การฉายภาพจากเครื่อง Mac ขึ้นจอ จะทำไม่ได้ค่ะ  ถ้าผู้เข้าร่วมประชุมไม่ได้เตรียมอุปกรณ์แปลงสัญญาณภาพ (Adapter) มาเอง เพราะคิดว่าผู้จัดประชุมควรจะมีไว้บริการ  

แล้วในที่สุดก็หาทางออกกันแบบมวยวัด คือการเปิดกันให้ดูจากจอ Notebook 

ซึ่งมองกันแทบไม่เห็น...

ปัญหาที่น่ากวนใจอีกเรื่อง คือ คุณภาพ และ ขนาดการแสดงผล ผ่าน อุปกรณ์แสดงภาพ (Projector) มีคุณภาพต่ำ เกินไป  ซึ่งอาจเนื่องมาจากอุปกรณ์แสดงภาพ มีอายุการใช้งานมานาน หรือเป็นเทคโนโลยีเก่า จึงทำให้การนำเสนอที่เตรียมมาไม่น่าสนใจ 

เนื่องจากการนำเสนอบางครั้งต้องให้ภาพได้ความละเอียดในการแสดงผลสูง  โดยเฉพาะงาน  graphic ต่างๆ  

ทางที่ดีผู้จัดการประชุม ควรสอบถามผู้เข้าร่วมประชุมล่วงหน้าถึงสิ่งที่จะต้องเตรียมเพิ่มเติมเพื่ออำนวยความสะดวกในการนำเสนองานของผู้เข้าร่วมประชุม 

ปัจจุบัน อุปกรณ์ แปลงสัญญาณ (adaptor) ที่ห้องประชุมควรจะมีเผื่อไว้ให้เป็นมาตรฐานในขณะนี้คือสายต่อ ประเภทต่างๆ ต่อไปนี้ คือ สาย D-Sub, สาย DVI หรือสาย HDMI ที่มีความยาวเหมาะสมกับขนาด และรูปทรงของโต๊ะประชุม ก็จะทำให้การประชุมดำเนินไปอย่างราบรื่น  ช่วยลดปัญหาอื่นที่อาจจะมากวนใจแบบซ้ำซากไปได้

(อ่านต่อวันอังคารหน้าค่ะ)

บทความที่น่าสนใจ
 
  • การสื่อสารในภาวะวิกฤติ สิ่งที่องค์กรเมืองไทยมองข้าม
  • Fortune Cookie
  • Oktoberfest กับ Big Six (1)
  • Oktoberfest (2)
  • Spargel... ผักแวมไพร์
  • ทำแผนการสื่อสารในภาวะวิกฤติ
  • สี ฟ้า-ขาว : แบรนด์ของบาวาเรีย
  • พรรคบาเยิร์น (BP)
  • เยี่ยมบริษัท BMW ที่ มิวนิก
  • ทำพื้นที่ต้อนรับลูกค้าให้... Wow ! (2)
  • ทำพื้นที่ต้อนรับลูกค้าให้... Wow ! (3)
  • Nostalgia ช่วยสร้างแบรนด์