ประชุมให้ได้ผลดี (4)
ประชุมให้ได้ผลดี (4)

โดย : ม.ล.อัจฉราพร ณ สงขลา

update : 15 กรกฎาคม 2558 02:31
ISBN : -


ประชุมให้ได้ผลดี (4)


การประชุมกับการบริหารเป็นเรื่องที่คู่กัน และการประชุมจัดเป็นต้นทุนในการบริหารอย่างหนึ่งเพราะเป็นทั้งเรื่องของเวลาและค่าใช้จ่ายที่แฝงอยู่ด้วย

    นักบริหารแต่ละคนต่างก็มีรูปแบบการจัดประชุมที่ตนถนัด บางท่านไม่ชอบการประชุม บอกว่าเสียเวลา  เขาเรียกผู้จัดการในหน่วยมาแล้วก็สั่งว่าให้ไปจัดการอย่างโน้นอย่างนี้แล้วก็จบ 

    แต่สำหรับบางเรื่องนั้น จะหนีการจัดประชุมไม่พ้นจริงๆ และถ้าหนีไม่พ้นแล้ว ก็ต้องกลับมาสำรวจว่าจะจัดการประชุมอย่างไรให้ได้ผลดี คุ้มค่ากับจำนวนเวลาที่เชิญผู้มีค่าตัวต่อชั่วโมงเป็นพันเป็นหมื่นมารวมตัวกัน บางประชุมค่าตัวรวมกันต่อชั่วโมงเป็นหลักล้านก็มี  รวมทั้งค่าเสียโอกาสที่ต้องสูญเสียไปโดยนึกไม่ถึงค่ะ

    ในหลักการจัดประชุมทั่วไป หากจะจัดประชุมให้ได้ผลดี ให้นึกถึงองค์ประกอบ 6 อย่างดังนี้ค่ะ

    

    องค์ประกอบที่ 1. วาระการประชุม หรือในศัพท์การประชุมที่เขาเรียกกันเท่ห์ๆ ว่า Agenda 

    วาระการประชุม คือ แก่นหรือเนื้อหาในการประชุม ก่อนที่จะจัดการประชุมทั้งประธานและเลขาฯ ต้องจัดทำวาระการประชุมที่ดีขึ้นมาเสียก่อน 

    อาจจะมีคนถามต่อไปอีกว่า...แล้ววาระการประชุมที่ดีนั้นเป็นอย่างไร

    ก็ต้องตอบว่า วาระการประชุมที่ดีคือวาระการประชุมที่มีองค์ประกอบสำคัญ 2 อย่างคือ...  

    เรื่องอะไร? และ มีเป้าหมายอะไร?

    วาระประชุมต้องครอบคลุมเนื้อหา แก่นที่จะลงสู่การดำเนินการได้อย่างแท้จริง

    แต่สำหรับการประชุมแบบราชการจะมีรูปแบบที่เป็นระเบียบปฏิบัติ ทุกประชุมห้ามออกนอกลู่นอกทาง  ซึ่งสิ่งที่ว่านี้ได้มีการวางรูปแบบ  และมีธรรมเนียมปฏิบัติไว้อย่างชัดเจนศึกษาได้อยู่แล้ว  ทำให้ผู้ที่ปฏิบัติงานในธุรกิจเอกชนและต้องเข้าไปร่วมประชุมกับภาครัฐอาจจะไม่คุ้นเคยกับรูปแบบนี้  และหากเป็นผู้ที่ยังไม่เคยเข้าไปสัมผัสกับรูปแบบการประชุมของราชการที่เต็มรูปแบบจริงๆ อาจจะตกใจในความเป็นทางการและวาระการประชุมก็จำเป็นต้องดำเนินการตามที่เคยปฏิบัติ  จะข้ามขั้นตอนใดๆไม่ได้  จนบางท่านในภาคเอกชนไม่อยากไปร่วมประชุมด้วย  เพราะดูเสมือนว่าการประชุมของราชการเป็นเรื่องที่ต้องเสียเวลาโดยไม่จำเป็น  และฝ่ายบริหารในภาคเอกชนที่ได้รับเชิญมักจะถามเลขาฯว่าใช้เวลามากแค่ไหน เพื่อประกอบการตัดสินใจที่จะเข้าร่วมประชุม

    ส่วนท่านที่เปลี่ยนวิถีชีวิตจากการเป็นข้าราชการไปสู่ผู้บริหารภาคธุรกิจ แรกๆก็อาจจะงงๆ กับการประชุมที่สั้นกระชับ ตรงเป้า  ไม่เยิ่นเย้อ  และจบที่สรุปว่าใครจะทำอะไร อย่างไร เมื่อใด ได้ผลการดำเนินการที่ชัดเจนหรือที่พูดกันติดปากว่า  สรุป Next Step ...แล้วเราจะทำอะไร?    

    การประชุมที่ไม่มีวาระการประชุมมักเป็นการประชุมที่ไม่เป็นทางการ เช่น

    ผู้บริหารที่กำหนดให้มีการประชุมที่โต๊ะกาแฟตอนเช้าก่อนทำงานประมาณ 15-30 นาที อาจเป็นในห้องตัวเอง โดยนัดหมายหน่วยโน้นบ้างหน่วยนี้บ้างหมุนเวียนกันมาดื่มกาแฟในวันใดวันหนึ่งของแต่ละสัปดาห์ 

    การประชุมเช่นนี้เป็นการประชุมเชิงรับฟังเรื่องราวจากลูกน้องและพูดคุยเรื่องที่ผู้บริหารอยากจะได้รับข้อมูล และปัญหาที่เกิดขึ้น  ทำให้ตนเองมีข้อมูลที่ทันเหตุการณ์ตลอดเวลาเสียมากกว่า 

    แต่สำหรับการประชุมระดับใหญ่ขึ้นไปจำเป็นต้องมีวาระการประชุม 

    วาระประชุม เป็นสิ่งที่จำเป็นเพราะ

  • •     จะทำให้ผู้ร่วมประชุมได้มีขอบเขตที่ชัดเจนในการเตรียมข้อมูลมานำเสนอล่วงหน้าทำให้ประหยัดเวลาของผู้ร่วมประชุมทั้งคณะได้
  • •     ผู้เกี่ยวข้องสามารถจัดผู้เข้าร่วมประชุมได้อย่างถูกต้องกรณีที่ไม่ได้ระบุชื่อบุคคล แต่ระบุเฉพาะชื่อหน่วยงาน  
  • •     เพื่อให้การประชุมสามารถครอบคลุมเนื้อหาครบถ้วนภายในเวลาที่เหมาะสม
  • •    ลำดับความความคิดในการประชุมจะเป็นขั้นเป็นตอนไม่กระโดดไปกระโดดมา

    

    องค์ประกอบที่ 2.  การเชิญผู้เข้าร่วมประชุมที่มีความสามารถในการดำเนินการได้ตรงตามที่ได้จัดประชุม

    ..พูดง่ายๆ คือการเชิญคนมาประชุมให้ถูกคน”  นั่นแหละค่ะ

    บริษัทหรือองค์กรเล็กๆ อาจมีตัวเลือกสำหรับบุคคลที่เชิญมาประชุมได้ไม่มากนัก แต่สำหรับบริษัทหรือองค์กรใหญ่ๆ แล้วเขามีตัวเลือกมาก

    ประธานและเลขาฯ ต้องพิจารณาให้ดีนะคะว่า คนที่ตนเลือกเชิญเข้ามาประชุมนัั้นเป็นคนที่ใช่”  ซึ่งหมายถึงว่าเป็นคนที่สามารถมาร่วมทำงาน  ให้ความเห็นที่สร้างสรรค์ ปฏิบัติได้ ไม่ใช่เป็นเพียงพูดเก่งแต่ที่ประชุมฟังแล้วขวัญกระเจิง หดหู่ ไม่สร้างสรรค์  และควรเป็นผู้ที่สามารถร่วมแก้ไขปัญหาตามวาระการประชุมที่ตั้งไว้ได้

    การประชุมหลายกรณี   บางครั้งเราอาจต้องเรียนเชิญผู้รับผิดชอบข้ามหน่วยมาร่วมประชุมด้วย   นี่ถือเป็นมารยาทอย่างยิ่งว่าควรติดต่อไปยังหน่วยงานนั้นล่วงหน้าเสียก่อนว่า เราต้องการจะประชุมอะไร และหากเราต้องการผู้เข้าร่วมประชุมที่เป็นประโยชน์จริงๆ เราควรจะเชิญใครในหน่วยงานเขา     ยิ่งไปกว่านั้น หากเป็นภาระกิจที่มีขนาดใหญ่ขึ้นไปเท่าใดก็จะยิ่งต้องการผู้เกี่ยวข้องมาร่วมคิดร่วมทำให้ครอบคลุมมากขึ้นมากเท่านั้น   แต่ควรเน้นที่คุณภาพมากกว่าปริมาณ   ซึ่งอาจหมายรวมไปถึงผู้รับผิดชอบจากภายนอกองค์กรด้วย

   

    องค์ประกอบที่ 3.  รูปแบบการประชุมและอุปกรณ์อำนวยความสะดวกในการประชุม

รูปแบบการประชุมจะส่งผลกับประสิทธิผลของการประชุมอย่างยิ่ง  

  • •     ก่อนจะเชิญประชุมต้องถามตัวเองก่อนว่าจะต้องการอะไรจากผู้ร่วมประชุมเช่น ถ้าต้องการให้ทุกท่านได้พูดเป็นรายบุคคลก็ต้องกลับมาดูว่าจำนวนผู้ร่วมประชุมนั้นมีจำนวนเท่าใดเพราะจะส่งผลถึงอุปกรณ์ที่เป็นเครื่องเสียง ถ้ามีไม่เกิน 10 ท่าน ก็ไม่เป็นปัญหาแต่ถ้าเกิน 20 ท่าน ทุกท่านก็ต้องมีไมโครโฟนที่ใช้ได้สะดวกใกล้มือ  การใช้ไมโครโฟนจะส่งผลดีกับการบันทึกเสียงเป็นหลักฐานด้วย
  • •     ถ้าการประชุมเน้นไปที่เรื่องการนำเสนอที่หน้าเวที  การจัดที่นั่งก็ต้องคำนึงว่าผู้ร่วมประชุมทุกท่านต้องเห็นข้อมูลที่ขึ้นอยู่ในจอครบถ้วนทุกบรรทัด
  • •    สำหรับการประชุมที่ผู้ร่วมประชุมทุกท่านต้องมีผู้ติดตามก็ต้องคำนึงว่าผู้ติดตามต้องนั่งใกล้กับผู้แทนแต่ละองค์กรไม่ว่าจะเป็นติดทางด้านข้างหรือนั่งด้านหลัง เพื่อไม่ให้เกิดปัญหาเวลาผู้แทนแต่ละองค์กรจำเป็นต้องสอบถามหรือปรึกษาเรื่องข้อมูลที่ต้องตอบในที่ประชุม  ทั้งหมดนี้ล้วนแล้วแต่มีผลต่อการประชุมทั้งสิ้น

 

  • •    แต่ถ้าเป็นการประชุมที่ประธานเป็นผู้พูดเป็นหลัก ก็ต้องมั่นใจว่าไมโครโฟนของประธานนั้นผู้ร่วมประชุมทุกคนได้ยินชัดเจน ระบบเสียงไม่มีปัญหา ท่านเชื่อหรือไม่งานไหนงานนั้น ส่วนใหญ่เวลาซ้อมราบรื่น แต่พอเวลาจริงมีปัญหาทุกที และประธานต้องอยู่ในมุมที่สามารถจะเห็นผู้ร่วมประชุมทั้งหมดได้อย่างชัดเจน
  • •    หากการประชุมจำเป็นต้องมีการแบ่งกลุ่มย่อยเพื่อหารือในระหว่างการประชุมต้องคำนึงถึงว่าการประชุมกลุ่มย่อยแต่ละกลุ่มนั้นเป็นความลับหรือไม่ ถ้าเป็นความลับจำเป็นต้องจัดห้องที่เป็นส่วนตัวให้แต่ละกลุ่มด้วยและแน่นอนที่สุดควรมีเครื่องดื่มตามไปด้วยถ้าใช้เวลาในการประชุมกลุ่มย่อยนานถึงเกือบชั่วโมง  แต่ถ้าใช้ภายในห้องเดียวกันได้ ควรจัดเก้าอี้ไว้เป็นกลุ่มต่างหากเพื่อไม่ให้เกิดความฉุกละหุกขณะรวมกลุ่มและสลายกลุ่ม

 

    เรื่องของการเตรียม ของว่าง เครื่องดื่ม ก็เป็นเรื่องที่อยู่ในงบประมาณการประชุมที่ต้องคิดเตรียมเผื่อไว้ด้วยเช่นกัน เพราะเป็นค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นโดยถือเป็นธรรมเนียมปฏิบัติที่ต้องจัดให้อย่างดี  และต้องคิดเผื่อไว้ว่าถ้าเลิกพอดีอาหารกลางวันต้องเลี้ยงด้วยหรือไม่ ดังนั้นเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาควรให้เสร็จประชุมก่อน 11.00 .หรือควรเริ่มประชุมที่ 13.30.เป็นต้นไป

    ขนาดของห้องที่เหมาะสม จำนวนเก้าอี้มากหรือน้อยเกินไปก็อาจจะส่งผลด้านจิตวิทยาได้  เช่นถ้าจัดเก้าอี้ไว้เกินจำนวนผู้ร่วมประชุมมากๆ ผู้เข้าร่วมประชุมจะเกิดความรู้สึกว่ามีคนขาดประชุมเยอะ  ทำให้การประชุมขาดความน่าเชื่อถือ  

    แต่ถ้าห้องเล็กเกินไป  หรือจัดเก้าอี้น้อยเกินไป  มีการยกเก้าอี้เสริมตลอดเวลา  แม้จะแก้ปัญหาได้ทันท่วงที   ก็จะทำให้ผู้ร่วมประชุมเกิดความรู้สึกว่าผู้จัดการประชุมไม่มีการเตรียมการที่ดี

    ทั้งหมดนี้เป็นภาพลักษณ์ของผู้จัดประชุมที่ไม่อาจมองข้ามทั้งสิ้น

 

(อ่านต่อวันอังคารหน้า)

 

บทความที่น่าสนใจ
 
  • การสื่อสารในภาวะวิกฤติ สิ่งที่องค์กรเมืองไทยมองข้าม
  • Fortune Cookie
  • Oktoberfest กับ Big Six (1)
  • Oktoberfest (2)
  • Spargel... ผักแวมไพร์
  • ทำแผนการสื่อสารในภาวะวิกฤติ
  • สี ฟ้า-ขาว : แบรนด์ของบาวาเรีย
  • พรรคบาเยิร์น (BP)
  • เยี่ยมบริษัท BMW ที่ มิวนิก
  • ทำพื้นที่ต้อนรับลูกค้าให้... Wow ! (2)
  • ทำพื้นที่ต้อนรับลูกค้าให้... Wow ! (3)
  • Nostalgia ช่วยสร้างแบรนด์