ประชุมให้ได้ผลดี (3)
ประชุมให้ได้ผลดี (3)

โดย : ม.ล.อัจฉราพร ณ สงขลา

update : 15 กรกฎาคม 2558 02:28
ISBN : -


ประชุมให้ได้ผลดี (3)


ระยะเวลาในการประชุม

 

    ท่านคิดว่าการจัดเวลาในการประชุมแต่ละครั้งอาจจะใช้เวลามากที่สุดสักเท่าไหร่ดี ?

    ประสบการณ์การจัดประชุมของผู้เขียนที่ผ่านมาสัมผัสได้ว่า มนุษย์จะมีสมาธิกับการประชุมอย่างต่อเนื่องจะอยู่ภายในเวลาไม่เกิน 2 ชั่วโมง

    หากนานกว่านั้นผู้เข้าร่วประชุมจะเริ่มออกอาการกระสับกระส่ายอยากออกจากห้องประชุมกันแล้วค่ะ     

    แต่เวลาการประชุมที่ตั้งไว้ในฝันกับเวลาการประชุมในความเป็นจริงนั้นเป็นหนังคนละม้วนกัน

    แล้วเราจะตั้งระยะเวลาในการจัดประชุมเท่าไหร่ดีคะ จึงจะเรียกว่าเหมาะสม ?

    คำตอบที่ตรงไปตรงมาคือ... ให้ประเมินจากวาระที่จะประชุมว่ามีจำนวนมากน้อยเพียงใดและควรจะใช้เวลาพิจารณากันนานแค่ไหนให้จบและสมบูรณ์

    บางวาระมีหัวข้อที่ต้องปรึกษากันมากหลายแง่มุมและมีรายละเอียดมาก ยกตัวอย่างการประชุมเกี่ยวกับการข้อสัญญาหรือการออกข้อกำหนดในการจัดซื้อจัดจ้าง และถ้ารวบรัดประชุมอาจเกิดเรื่องแน่ๆ แบบนี้รวบรัดประชุมไม่ได้แน่ค่ะท่านผู้อ่านขา

    เพราะถ้าพลาด... พวกเข้าประชุมอาจจะมีส่วนร่วมติดคุกกันหมด 

    เมื่อได้เวลาการจัดประชุมมาแล้ว ก็จะแจ้งไปยังสมาชิกที่จะเข้าประชุมทราบในกำหนดการประชุมซึ่งส่วนใหญ่จะบอกแต่เวลาเริ่มประชุมแต่มักไม่ได้แจ้งว่าประชุมถึงเวลาเท่าไร  เพราะเป็นธรรมเนียมว่าจบเวลาเท่าไรก็ได้ แต่สำหรับมืออาชีพจริงๆ ควรระบุเวลาเลิกที่ชัดเจนไว้และประธานฯ หรือเลขาฯ ต้องกำกับให้จบตามเวลาให้ได้

    ถึงเวลาจัดการประชุม ถ้าการประชุมเป็นแบบเป็นทางการที่มีข้อบังคับชัดเจน  สมาชิกจะเริ่มประชุมไม่ได้ถ้ายังไม่ครบองค์ประชุม บางครั้งผู้มาประชุมตรงเวลาต้องมานั่งรอนั่งจนมาจะครบองค์ประชุมนี่คือเวลาที่สูญเปล่าที่เกิดขึ้น  เมื่อเริ่มประชุมก็เป็นหน้าที่ของประธานการประชุมว่าจะทำให้การประชุมจบลงภายในเวลาที่กำหนดไว้ได้หรือไม่  

    ผู้เขียนมีประสบการณ์หลายครั้งที่เห็นการประชุมที่ทำท่าว่าจะไม่สามารถจบในเวลาได้  ประธานฯ เริ่มออกอาการเหมือนนักเรียนทำข้อสอบไม่ทัน 

    ผู้เข้าร่วมประชุมบางทีก็โหดค่ะ ยังไงๆ ต้องประชุมต่อให้จบ แต่เลขาได้จองห้องประชุมไว้เพียงแค่เวลาที่กำหนดไว้ คนที่จะใช้ห้องประชุมช่วงเวลาต่อไปก็มารอที่หน้าห้องกันแล้ว

    ทางออกมีให้เลือกคือ ย้ายห้องประชุม หรือ เลื่อนประชุมไปอีกครั้ง 

    การย้ายห้องประชุมนั้นไม่สนุกค่ะ ผู้เขียนเคยอยู่ในเหตุการณ์ที่ประธานไม่อยากย้ายห้องประชุม เพราะเป็นห้องประชุมเดียวที่มีโปรแกรมคอมพิวเตอร์ในการอ่านข้อมูลที่นำเสนอได้ ซึ่งห้องประชุมอื่นไม่มีอุปกรณ์ หรือระบบสนับสนุน

    เวรกรรม...

    ประธาน และเลขา ต้องขอร้องให้คณะประชุมที่มารออยู่หน้าห้องประชุมให้ช่วยย้ายไปประชุมห้องอื่นแทน ทำให้ผู้ร่วมประชุมที่เถียงกันมาหน้าดำหน้าแดงเป็นชั่วโมงสมาธิขาดตอน ออกไปเดินเพ่นพ่าน ไปเข้าห้องน้ำบ้าง ไปหากาแฟกินบ้าง หรือโทรศัพท์ ฯลฯ 

    คณะที่มารอประชุมก็ไม่รู้จะย้ายไปห้องไหน เพราะห้องอื่นมีจำนวนที่นั่งประชุมไม่พอ และไม่มีอุปกรณ์โสตทัศน์ฯเหมือนห้องที่จองไว้นี้ 

    เอาไงกันดี... การประชุมไม่ต่อเนื่อง จะเลื่อนการประชุมไปประชุมต่ออีกครั้งก็ไม่สนุกเหมือนกัน เพราะคนบางหน่วยงานมาจากสาขาอื่น พื้นที่อื่น  มาประชุมครั้งหน้าอาจมาไม่ได้แล้วต้องส่งคนอื่นมาแทน ซึ่งจะต่อเรื่องที่ประชุมกันไม่ติด ฯลฯ 

    นั่นเป็นตัวอย่างหนังชีวิตที่เกิดจากการกำหนดเวลาการประชุมที่ไม่เหมาะสม

    เพราะเวลาประชุมน้อยเกินไป

    ผลสุดท้ายคือ... องค์กรเสียหาย ออกใบสั่งซื้อไม่ได้ตามกำหนด และของที่ต้องซื้อมาติดตั้งกำลังจะขึ้นราคา เสียเปรียบคู่แข่ง ….ฯลฯ

    แต่ก็มีเหมือนกันค่ะที่มีการกำหนดเวลาประชุมมากไป  เช่น บางประชุมแจ้งมาในกำหนดการประชุมว่าใช้เวลาประชุม 3 ชั่วโมง ผู้ที่ได้รับนัดหมายให้เข้าประชุมพอรู้ว่าประชุมกัน 3 ชั่วโมงก็ตกใจเตรียมหอบเสื่อคว้าหมอนติดมือมานอนกันแล้วค่ะ ….จะประชุมอะไรกันนักกันหนา 

    ขอเรียนว่า บางองค์กรนั้นบางคนในบางตำแหน่งนั้นเขาไม่มีเวลามากพอไปนั่งประชุมลากยาวไปถึง 3 ชั่วโมงหรอกค่ะ เวลากินน้ำ้สักแก้วยังหายากเลย ส่งผลให้บางหน่วยงานอาจจะต้องส่งตัวแทนเข้าประชุม

    การส่งตัวแทนเข้าประชุมนั้นแย่ตรงที่ คนที่ถูกส่งเข้าเป็นตัวแทนในการประชุมไม่มีอำนาจในการตัดสินใจได้ เรามักจะได้ยินคำพูดประเภทนี้จากตัวแทนที่ถูกส่งมาประชุมเสมอ

    "เรื่องนี้ต้องกลับไปถามหัวหน้าก่อน"

    "ผมเกรงว่าเรื่องนี้อยู่เหนืออำนาจการตัดสินใจของผม"

    ฯลฯ

    จะเห็นว่าปัญหาที่ติดตามมาก็กลายเป็นหนังชีวิตอีกม้วนหนึ่งเช่นกัน

    ในเรื่องการจัดระยะเวลาในการประชุมและการควบคุมการประชุมให้จบภายในเวลาที่กำหนดนั้นผู้เขียนได้เห็นวิธีการจัดการหรือทางออกในเรื่องการจัดการนี้อย่างดีได้จากกิจกรรมหนึ่ง

    ผู้เขียนได้มีโอกาสเข้าไปเป็นสมาชิกใน BNI(Business Network International) ใน Chapter .Achieverทำให้ผู้เขียนได้รับประสบการณ์ในการประชุมที่ดีมากในเรื่องการจัดการกับเวลาในการนำเสนอทุกเรื่องให้อยู่เวลาที่กำหนดให้ในเวลาอันสั้น

    ประธานในที่ประชุมใช้กฎเกณฑ์เกี่ยวกับเวลาอย่างเคร่งครัด ทำให้สมาชิกทุกคนต้องปรับตัวเอง และการได้เข้าประชุมทุกสัปดาห์ทำให้เกิดทักษะในการสรุปให้ได้ในเวลาที่เขาให้มา

    ครั้งแรกๆ คนจะประสบความลำบากมากในการจะพูดเรื่องใดๆ ก็ตามในเวลาอันแสนสั้นที่เขากำหนดไว้คือให้พูดแค่นาทีเดียว แต่พอประชุมบ่อยๆ ก็รู้ว่า 

    เออ เราก็พูดได้นี่นา 

    เอ มันดีนี่นา

    ผู้เขียนคิดต่อไปว่า มนุษย์พูดเรื่องที่ไม่เป็นเรื่องเยิ่นเย้อในแต่ละวันมากมายจริงๆ เรื่องที่เป็นเรื่องจริงๆ มันมีอยู่นิดเดียว 

    ที่ประชุมได้สร้างรูปแแบบการประชุมที่ได้ฝึกให้สมาชิกทุกคนได้ประโยชน์ในการรู้จักกำหนดเวลาในการประชุมที่เหมาะสมมาเป็นแนวทางในการใช้ชีวิตประจำวันกันถ้วนหน้า

    ลองดูสิคะ หากใครไม่เชื่อลองนำเรื่องการกำหนดเวลามาควบคุมสมาชิกในการนำเสนอ แล้วจะชอบค่ะ หากประสงค์ที่จะไปสังเกตการณ์วิธีการประชุม ของChapter .Achieverเพื่อนำมาใช้ประโยชน์ในองค์กรท่านไม่ว่าเล็กหรือใหญ่ก็ไม่ขัดข้องค่ะ

    ผู้เขียนขอโยงกลับมาว่า การควบคุมเวลาของประธานในที่ประชุมนั้นเป็นเรื่องสำคัญจริงๆ ที่จะทำให้การประุชุมเป็นไปอย่างมีค่า 

    ผู้เขียนเคยเห็นในบางประชุมนั้น เวลาผ่านไปแล้วประมาณ 30 นาที ประธานยังนำการประชุมไม่ถึงไหน คนเข้าประชุมชักรำคาญเดินออกจากที่ประชุมไปก็เคยมี

    ดังนั้นการเป็นประธานที่ประชุมต้องเตรียมตัวมาให้ดี ในช่วงเวลา 5 นาทีแรก ประธานในที่ประชุมต้องแสดงทิศทางการประชุมให้ผู้เข้าร่วมประชุมสัมผัสได้ว่าต้องจบกันอย่างไร จึงจะสะกดให้ผู้ร่วมประชุมร่วมประชุมกันโดยไม่มีความรู้สึกว่าอยากเผ่นออกจากห้องประชุม

    ท่านผู้อ่านคะ... ไม่ว่าจะเป็นการประชุมที่เวลาน้อยเกินไป หรือเวลามากเกินไป ซึ่งส่งผลให้การประชุม "ดี" หรือ "แย่" 

    เป็นฝีมือท่านประธานที่ประชุมค่ะ...

    รับไปเต็มๆ คนเดียวเลยค่ะ...

บทความที่น่าสนใจ
 
  • การสื่อสารในภาวะวิกฤติ สิ่งที่องค์กรเมืองไทยมองข้าม
  • Fortune Cookie
  • Oktoberfest กับ Big Six (1)
  • Oktoberfest (2)
  • Spargel... ผักแวมไพร์
  • ทำแผนการสื่อสารในภาวะวิกฤติ
  • สี ฟ้า-ขาว : แบรนด์ของบาวาเรีย
  • พรรคบาเยิร์น (BP)
  • เยี่ยมบริษัท BMW ที่ มิวนิก
  • ทำพื้นที่ต้อนรับลูกค้าให้... Wow ! (2)
  • ทำพื้นที่ต้อนรับลูกค้าให้... Wow ! (3)
  • Nostalgia ช่วยสร้างแบรนด์