ประชุมให้ได้ผลดี (2)
ประชุมให้ได้ผลดี (2)

โดย : ม.ล.อัจฉราพร ณ สงขลา

update : 15 กรกฎาคม 2558 02:25
ISBN : -


ประชุมให้ได้ผลดี (2)


การจดบันทึกประชุม

 

    

    เมื่อผู้เขียนไปบรรยายเรื่องการสื่อสารในองค์กรและทำ Workshop ให้กับบริษัทหนึ่ง  CEO ให้ความสนใจเรื่องที่ต่อเนื่องจากการสื่อสารจึงขอให้ผู้เขียนบรรยายหัวข้อ "การจัดประชุมคือต้นทุนในการบริหาร" ให้พนักงานที่ต้องเข้าประชุมเป็นอาชีพทุกระดับมาฟังด้วย 

    CEO ท่านบอกว่า

    "เพราะองค์กรเคยหน้าแตกกับการประชุมระดับสาขาทั่วประเทศมาแล้วครั้งหนึ่ง และรับไม่ได้กับลูกน้องทำงานได้แค่ระดับมือสมัครเล่น"

    ผู้เขียนก็ได้เรียนถาม CEO ถึงที่มาที่ไปที่จะให้บรรยายเรื่องนี้เพื่อจะได้กลับไปจัดทำเนื้อหาและทิศทางการอบรมให้ตรงประเด็น

    แล้วก็รับปากท่านว่า "ได้ค่ะ.."  

    ตอนรับปากท่าน CEO มา ก็มีความรู้สึกว่ากำลังอยู่ในยานอวกาศ มองดวงดาวพราวโพลนอยู่เต็มจักรวาล เหมือนกับว่าตัวเองคุ้นเคยกับดาวในท้องฟ้า แต่ก็ไม่เคยรู้จริงๆ ว่าดาวแต่ละดวงนั้นชื่ออะไร 

    ที่เปรียบเทียบอย่างนี้เพราะตัวเองรู้ว่าเนื้อหาน่ะมี และมีอยู่มากด้วย เพราะผู้เขียนใช้ชีวิตกับการประชุมกับระดับบริหารมาตลอดชีวิตการทำงาน แต่ก็ไม่เคยคิดจะไปคว้ามาไล่เรียงมาเป็นวิชาสอน 

    เออ… นี่เป็นเรื่องหญ้าปากคอกจริงๆ เราอยู่กับการประชุมซึ่งเป็นหัวใจการบริหารจนคุ้นชิน จนลืมไปเลยว่ามันเป็นสิ่งมีค่ายิ่งใหญ่จริงๆ 

    ทำไมจึงไม่เคยหยิบเรื่องนี้มาสอนนะ?

    แต่หลังจากการฝึกอบรมครั้งนั้น ในที่สุด ณ วันนี้ วิชา "การจัดประชุมเพื่อสนับสนุนงานบริหารในองค์กร" กลายเป็นหัวข้อหนึ่งที่ได้รับการขอให้บรรยายอยู่เนืองๆ ทั้งแบบเป็นทางการและไม่เป็นทางการ

    "ท่านพนักงานทั้งหลายขา... ขอให้ทราบความจริงขององค์กรของเราซึ่งเดินหน้าอยู่ได้อย่างมั่นคงอยู่ได้นั้น เพราะเป็นผลมาจากการประชุมที่ดีค่ะ..."

    การประชุมที่ดีเป็นตัวช่วยตัดสินใจ และติดตามผลอันสำคัญในงานบริหาร ซึ่งเป็นเรื่องอนาคตขององค์กร

    การประชุมมีความสำคัญในทุกระดับ การประชุมพนักงานจำนวน 4-5 คน ในแผนกเล็กๆ ของบริษัทเรา มีผลในการกำหนดทิศทางการตัดสินใจในการทำงาน ไม่ได้ต่างไปจาก The Yalta Conference ใน ค.ศ. 1945 ที่ Crimea ซึ่ง Roosevelt / Churchill และ Stalin เตรียมแบ่งเค้กเยอรมันนี แล้วก็เตรียมปิด Job ใน Pacific กับญี่ปุ่น 

    การประชุมนั้น หากพูดเป็นภาษาชาวบ้านแล้วก็คือการมานั่งพูดคุยกัน แต่เป็นการพูดคุยอย่างเป็นเรื่องเป็นราว และต้องมีกิจกรรมเกิดขึ้นหลังจบการประชุม 

    หลังจากการประชุมนั้นคือ …Mission 

    จะ Mission Possible หรือ Mission Impossible นั้นเป็นอีกเรื่องหนึ่งที่จะว่ากันทีหลัง

    คำถามหนึ่งที่ได้ยินจากผู้เข้าอบรมบ่อยครั้ง คือ

    "อาจารย์คะ... ขั้นตอนไหนของการประชุมที่สำคัญที่สุดคะ"

    ขอตอบว่า...

    "สำคัญทุกขั้นตอนค่ะ และก็ห้ามพลาดแม้แต่ขั้นตอนเดียว"

    ในบทความตอนนี้ตั้งใจจะข้ามไปเขียนถึงความสำคัญในการบันทึกประชุมสักนิดก่อน ให้สอดคล้องกับที่ได้เกริ่นถึง CEO เคยบอกผู้เขียนว่า ในที่ประชุมนั้นเขาตกลงกันอย่างหนึ่ง เลขาฯ ประชุมไปบันทึกเป็นอีกอย่างหนึ่ง 

หรือบางครั้งจดข้ามใจความสำคัญไปโดยความไม่รู้ว่าสำคัญ หรือแม้จะรู้แต่คิดว่าจดแบบสรุปน่าจะดีกว่าไม่เยิ่นเย้อทำให้เกิดปัญหาได้  แต่ผู้เขียนก็เห็นว่าเลขาฯ เป็นผู้ที่มีความสำคัญในเรื่องอื่นๆ ด้วย 

    เรื่องนี้เป็นเรื่องของวิธีการทำงาน เนื้อหางาน และวัฒนธรรมของแต่ละองค์กร

    หลังจากที่ท่านผู้บริหารต้องการจะจัดการประชุม และจะให้รายละเอียดไปเพื่อเลขาฯ ไปดำเนินการต่อ... 

    เลขานุการก็จะนำฝันของ ประธานฯ ไปทำให้เป็นจริง  

    ประเด็นของการสั่งการนั้น อยู่ที่ท่านได้อธิบายสิ่งต่อไปนี้ให้เลขาฯ ท่านทราบหรือไม่ว่า

    เราจะประชุมไปเพื่ออะไร? 

เป้าหมายในการประชุมคืออะไร? 

เราหวังผลอะไรจากการจัดประชุม?

    งานสำคัญอย่างมากของการประชุมคือ เลขาฯ ต้องจดบันทึกการประชุม 

เลขาฯ ที่จดบันทึกการประชุมได้ดีนั้นจะต้องรู้จักการจับประเด็นที่ผู้เข้าร่วมประชุมพูดและเลขาฯ ต้องเข้าใจและการรู้จักเขียน Key Message จดลงในบันทึกประชุม

    เลขาฯ ต้องเขียนให้ชัดเจนว่าเพื่อให้ที่ประชุมรับทราบ หรือให้หน่วยใดดำเนินการในเรื่องใด ที่ไหน อย่างไร เสร็จเมื่อใด จะติดตามผลอย่างไร

    ถ้าบันทึกการประชุมชัดเจนอย่างนี้จะช่วยให้ประธานฯ ตามเรื่องหรือที่เขาเรียกกันว่าตาม จิกตามรายงานการประชุม บันทึกการประชุมจะออกฤทธิ์ได้ก็เพราะประธานฯ ตาม จิกนี่แหละค่ะ

ผู้เขียนเคยได้ไปคุยกับผู้รับผิดชอบกิจกรรม CSR การไฟฟ้าฝ่ายผลิตแห่งประเทศไทย ซึ่งทำเรื่องปลูกป่ามาเกือบ 20 ปีแล้ว เขาบอกว่าที่งานเขาเดินหน้าเป็นรูปธรรมก็เพราะบันทึกประชุมเป็นหลัก

เมื่อเลขาฯ บันทึกลงไปว่า ที่ประชุมให้หน่วยงานที่มาร่วมเข้าประชุมไปสร้างกิจกรรม CSR และให้ผู้ร่วมประชุมรายงานผลในการประชุมครั้งต่อไปอย่างต่อเนื่อง แต่ละหน่วยงานที่ถูกกำหนดก็กลับไปทำกิจกรรม และนำรายงานมาให้ที่ประชุมรับทราบครั้งหน้า 

ครั้งแรกๆ ทุกคนมารายงานกันปากเปล่า แต่ประธานฯ ต้องการหลักฐานเพื่อทำรายงานการประชุมที่ชัดเจน จึงให้เพิ่มในบันทึกการประชุมว่าครั้งต่อๆไป ขอให้ถ่ายภาพมาประกอบรายงานด้วยเพื่อความสมบูรณ์ของบันทึกประชุม 

 

 

 

 

 

งานปลูกหญ้าแฝก ปลูกยางนา ปลูกป่าชุมชน ปลูกต้นสักเหนือเขื่อน ฯลฯ จึงเกิดขึ้นเหมือนที่เห็นๆ และมีหลักฐานชัดเจนว่าได้ลงมือทำจริงๆ และเกิดการติดตามอย่างจริงจังตามที่ได้บันทึกประชุมไว้

นี่เป็นตัวอย่างหนึ่งที่เกิดจากรายงานการประชุมค่ะ

 

 

     (อ่านต่อวันอังคารหน้าค่ะ)

บทความที่น่าสนใจ
 
  • การสื่อสารในภาวะวิกฤติ สิ่งที่องค์กรเมืองไทยมองข้าม
  • Fortune Cookie
  • Oktoberfest กับ Big Six (1)
  • Oktoberfest (2)
  • Spargel... ผักแวมไพร์
  • ทำแผนการสื่อสารในภาวะวิกฤติ
  • สี ฟ้า-ขาว : แบรนด์ของบาวาเรีย
  • พรรคบาเยิร์น (BP)
  • เยี่ยมบริษัท BMW ที่ มิวนิก
  • ทำพื้นที่ต้อนรับลูกค้าให้... Wow ! (2)
  • ทำพื้นที่ต้อนรับลูกค้าให้... Wow ! (3)
  • Nostalgia ช่วยสร้างแบรนด์