ประชุมให้ได้ผลดี (1)
ประชุมให้ได้ผลดี (1)

โดย : ม.ล.อัจฉราพร ณ สงขลา

update : 15 กรกฎาคม 2558 02:22
ISBN : -


ประชุมให้ได้ผลดี (1)


    การประชุมคือต้นทุนในการบริหาร

    การประชุมเป็นเครื่องมือสำคัญและเป็นต้นทุนในการบริหาร 

    เกือบ 100 ทั้ง 100 ของการประชุมในองค์กรเกิดขึ้นจากฝ่ายบริหาร

    กูรูซึ่งมีฝีมือในการจัดประชุมในปัจจุบันนี้ เขาจำแนกรูปแบบและวิธีการจัดประชุมไว้ดังต่อไปนี้่ค่ะ คือ

    1 ประชุมเพื่อชี้แจงเนื้อหาในประเด็นต่างๆ (Information Conference)

    2 ประชุมเพื่อร่วมกันแก้ไขปัญหาหรือร่วมกันหาทางออกให้กับปัญหา (Problem Solving)

    3 ประชุมเพื่อการตัดสินใจ (Decision making Conference)

    4 ประชุมเพื่อฝึกอบรม (Training Conference)

    5 ประชุมเพื่อระดมสมองหรือความคิด (Brainstorming Conference)

    แต่นั่นเป็นการว่ากันในเชิงทฤษฎีของพวกจัดการประชุม

 

    สำหรับบรรดาพนักงานในองค์กร พวกเขาอาจไม่รู้หรอกค่ะว่าการประชุมมีกี่ประเภท หน่วยโน้นหน่วยนี้เรียกไปประชุมก็ต้องไป

    เวลาผู้เขียนเข้าไปทำงานพัฒนางานบริการให้กับบางองค์กร ก็จะคุยเชิงสัมภาษณ์พนักงานกับพนักงานทุกระดับ

    และเรื่องสำคัญเรื่องหนึ่งที่ผู้เขียนจะถามทุกครั้งคือ "เรื่องการประชุมของพนักงานในองค์กร"

    หากเป็นพนักงานระดับบริหาร ผู้เขียนจะถามถึงเป้าหมาย วิธีการ การติดตามผลในการประชุม ฯลฯ

    ส่วนพนักงานระดับอื่นๆ ก็จะมีคำถามที่แตกต่างกันออกไป

    เมื่อได้สัมภาษณ์พนักงานที่อยู่ในระดับที่ไม่ใช่ฝ่ายบริหาร มักจะได้นับคำตอบที่น่ารักๆ ตรงไปตรงมามากมาย 

    บางคำตอบได้ฟังแล้วก็ชวนคิด บางคำตอบได้ยินแล้วก็ขำค่ะ

    ที่องค์กรแห่งหนึ่ง... มีพนักงานควบคุมคุณภาพการผลิตชิ้นส่วนอิเล็กทรอนิกส์ อายุการทำงานประมาณ 5 ปี คนหนึ่งตอบผู้เขียนว่า

    "การประชุมมี 2 อย่าง ครับอาจารย์... คือประชุมแบบเข้มๆ อย่างหนึ่ง แล้วก็ไปประชุมสัมนาคลายเครียดตามต่างจังหวัดอีกอย่างหนึ่ง..."

    ใครที่เคร่งครัดหรือเป็นกูรูแห่งการจัดประชุมหากได้ฟังคำตอบอย่างนี้แล้วอาจบอกว่า ฝ่ายบริหารไม่สามารถทำให้พนักงานที่เข้าร่วมประชุมทราบถึงรูปแบบการประชุมที่ฝ่ายบริหารวางไว้ได้

    แต่ผู้เขียนคิดต่อไปได้ว่า...

    นั่นคือคำตอบที่ให้ข้อมูลที่บอกถึงบรรยากาศที่พวกเขาได้สัมผัส ได้ยินแค่นี้เราก็พอที่จะเห็นภาพการทำงานได้ว่า องค์กรนี้ให้น้ำหนักในการใช้การประชุมขับเคลื่อนการทำงานที่ ครบทั้งในเชิง Quantitative และ Qualitative ที่มีลักษณะเฉพาะตัวของเขา 

    บางองค์กรได้รับคำตอบว่า 

    "บริษัทชอบจัดประชุมจนเลยเวลาเลิกงานประจำเลยค่ะ ลูกหนูต้องรอที่โรงเรียนจนนักเรียนกลับบ้านกันหมดแล้ว ที่โรงเรียนเหลือแต่ลูกหนูกับยามเฝ้าประตูโรงเรียน ฯลฯ"

    คำตอบอย่างนี้ฟังแล้วรู้สึกไม่ค่อยดีค่ะ การประชุมที่เกิดขึ้นทำนองนี้บอกถึงความไม่ลงตัวในการบริหารจัดการ

    ลองคุยต่อไปเถอะค่ะ... เดี๋ยวจะพบว่ามีหลายเรื่องตามมา 

    ฯลฯ

    ท่านผู้อ่านคะ... ที่เขียนมานี้เป็นการอารัมภบทเรื่อง "การประชุมคือต้นทุนในการบริหาร" ให้พอเห็นภาพกันสักนิดหนึ่งก่อนที่จะนำท่านผู้อ่านเข้าสู่เนื้อหาอีกหลายประเด็นนะคะ 

    เรื่องเกี่ยวกับการจัดการประชุม อาจเป็นเรื่องที่หลายคนไม่ชอบ แค่เพียงได้ยินว่า... "เข้าประชุม" ก็เกิดอาการเซ็งกับชีวิตชวนเป็นไข้ขึ้นมาฉับพลัน

    แต่ท่านผู้อ่านขา... ชีวิตการบริหารองค์กรทุกวันนี้ไม่มีวันที่จะหนีการประชุมได้พ้นหรอกค่ะ เพราะการประชุมคือธรรมชาติที่มาอยู่กับองค์กรและการทำงาน

    บางบริษัทที่มีตึกสูงๆ ใหญ่โตที่เห็นคุณค่าของการประชุม อาจจัดทั้งชั้นไว้เป็นห้องประชุมซึ่งทำไว้หลายห้องหลายขนาดไปเลยค่ะ

    เช่นที่บริษัทการบินไทย เขาใช้ชั้น 13 ทั้งชั้น ให้เป็นชั้นสำหรับการประชุมเพียงอย่างเดียว มีห้องประชุมขนาดใหญ่บ้างเล็กบ้างให้เลือกใช้ตามความเหมาะสมของการประชุม

     ที่เลือกชั้น 13 ไว้เป็นชั้นสำหรับการประชุมเพียงอย่างเดียวก็เพราะเลขชั้น 13 เป็นเลขที่พนักงานบางคนไม่อยากมีห้องทำงานอยู่  ซึ่งแม้จะเรียกเลข 13 ว่าเป็น Lucky Number แล้ว แต่สำหรับพนักงานบางคนก็ยังอาจจะถือตามคตินิยมฝรั่งเกิดอาการไม่สบายใจ อาจขอย้ายแผนกย้ายหน่วยเพื่อไปทำงานชั้นอื่นขึ้นมาก็ได้

    เขาจึงจัดให้เป็นชั้น 13 ไว้สำหรับประชุมอย่างเดียวไปเลย 

    ก็เก๋ดีค่ะ...

    คนมาประชุมชั้น 13 เดี๋ยวเดียวแล้วกลับ ไม่ได้ทำงานประจำที่ชั้นนี้ก็ไม่น่าจะรู้สึกอะไรมากนัก พูดภาษาสมัยใหม่ว่า... การไปประชุมชั้น 13 ประชุมอาจได้ฟีลไปอีกแบบ   ช่วยทำให้ไม่ลืมเนื้อหาการประชุมไปง่ายๆ ก็น่าจะได้นะคะ

    สำหรับตัวผู้เขียนเองเมื่อมองย้อนหลังไปในชีวิตตั้งแต่เริ่มทำงานมาจนถึงวันนี้ ก็พบว่าตัวเองหนีการประชุมไม่พ้นจริงๆ และเมื่อมองไปยังผู้บริหารท่านอื่นๆ ก็ไม่ได้อยู่ในสภาวะที่ต่างไปจากผู้เขียนเลยค่ะ

    พนักงานที่ใช้ชีวิตทำงานอยู่แต่ในบริษัทของตัวเองยังดีนะคะ ถึงจะวิ่งไปประชุมตึกโน้นตึกนี้ก็ยังเดินกันไม่กี่ก้าว แต่ผู้เขียนนั้นบางวันประชุม 3-4 แห่ง ที่ประชุมอยู่คนละฟากของกรุงเทพฯ ท่านลองคิดดูเถอะค่ะว่ากว่าจะฝ่าการจราจรของกรุงเทพฯ ไปถึงที่ประชุมแต่ละแห่งได้นั้น

    โอ พระเจ้า…  ช่างสาหัสจริงๆ

    ผู้เขียนจะเขียนเรื่องการประชุม จากประสบการณ์ตรงในทุกสถานะ ไม่ว่าประธานในที่ประชุมทั้งเป็นตัวจริงและรับมอบหมายให้ปฏิบัติหน้าที่แทน   ไปจนถึง เลขาฯที่ประชุม  ผู้ร่วมประชุม กรรมการ  ตลอดจนเป็นผู้จัดการประชุมและดำเนินการประชุม   สำหรับการประชุมหลายระดับมามากกว่า 35 ปี ได้ร่วมประชุมกับองค์กรต่างๆ หลากหลาย และปัจจุบันก็ยังประชุมโน่นประชุมนี่อยู่ทุกสัปดาห์

    เป้าหมายที่ผู้เขียนนำเรื่องการประชุุมมาเขียน ก็เพื่อให้มีการประชุมที่เกิดประสิทธิภาพ ประหยัด ค่าใช้จ่าย  เวลา บุคคล ฯลฯ และก่อให้เกิดประสิทธิผลตอบสนองเป้าหมายในการบริหารงานองค์กร

    เพราะผู้เขียนเห็นว่าการประชุมคือภารกิจในการขับเคลื่อนองค์กร และการประชุมนั้นคือต้นทุนที่สำคัญในการบริหารค่ะ

    

    (อ่านต่อวันอังคารหน้าค่ะ)

บทความที่น่าสนใจ
 
  • การสื่อสารในภาวะวิกฤติ สิ่งที่องค์กรเมืองไทยมองข้าม
  • Fortune Cookie
  • Oktoberfest กับ Big Six (1)
  • Oktoberfest (2)
  • Spargel... ผักแวมไพร์
  • ทำแผนการสื่อสารในภาวะวิกฤติ
  • สี ฟ้า-ขาว : แบรนด์ของบาวาเรีย
  • พรรคบาเยิร์น (BP)
  • เยี่ยมบริษัท BMW ที่ มิวนิก
  • ทำพื้นที่ต้อนรับลูกค้าให้... Wow ! (2)
  • ทำพื้นที่ต้อนรับลูกค้าให้... Wow ! (3)
  • Nostalgia ช่วยสร้างแบรนด์