War Room…. การประชุมในภาวะที่ไม่ปรกติ (3) : อีกบางเรื่องกับ War Room
War Room…. การประชุมในภาวะที่ไม่ปรกติ (3) : อีกบางเรื่องกับ War Room

โดย : ม.ล.อัจฉราพร ณ สงขลา

update : 07 สิงหาคม 2560 16:21
ISBN : POSTTODAY


War Room…. การประชุมในภาวะที่ไม่ปรกติ (3) : อีกบางเรื่องกับ War Room


ต้องถามตัวเองกันในนาทีนี้ว่า องค์กรของท่านมีความเสี่ยงในภาวะไม่ปรกติอะไรบ้าง 

    ต่อจากนั้น... ขอให้องค์กรท่านจัดเวลาสักระยะหนึ่งเพื่อทำงานรับมือกับการทำงานนี้

    โดยให้ทุกหน่วยร่วมกันประชุมเพื่อพิจารณากันว่าหน่วยงานของเขา ซึ่งหมายรวมในทุกเรื่องว่า มีความเสี่ยงแต่ละเรื่องในระดับใด ให้กากบาทลงไปในแถบสีในแต่ละหัวข้อไว้ในสี ขาว เหลือง ส้ม แดง แล้วระดมสมองกันหาทางรับมือกับภาวะที่ไม่ปรกติในแต่ละเรื่องอย่างไรบ้างเป็นข้อๆ 

    ส่งสรุปรายงานขั้นสุดท้ายมายังฝ่ายบริหารระดับสูง เพื่อกำหนดรายละเอียดในเรื่อง คนรับผิดชอบ วัสดุอุปกรณ์ เวลา การฝึกซ้อม และงบประมาณประจำปี ฯลฯ 

    แต่นั่นเป็นเรื่องธรรมดามากในปัจจุบันนี้ เราอาจนึกว่าแค่นั้นพอ แต่ความจริงแล้วไม่พอค่ะ หรืออาจจะพอสำหรับองค์กรขนาดเล็ก แต่องค์กรที่มีความเสี่ยงมากๆ ไม่ว่าเรื่องอาคารสถานที่ หรือเรื่องสภาพการทำงานของบุคลากร องค์กรนั้นต้องนึกถึงการรับมือและหาทางออกและกับเหตุการณ์ที่อาจเกิดขึ้นในระดับซับซ้อน และควรมีงบประมาณรองรับในเรื่องของ War Room ไว้ด้วย 

    ขณะนี้องค์กรทั่วๆ ไปไม่ได้เห็นความสำคัญในเรื่องนี้เท่าใด เพราะยังเชื่อว่า

    "สักร้อยปีจึงจะมีอุกาบาตหนักขนาด 10 ตัน ลอยแหวกบรรยากาศลงมาชนโลกสักครั้ง... มันคงไม่มาหล่นลงมาตอนที่เราเป็นผู้บริหารหรอกน่า 5 5 5

    ว่าแล้วก็ชวนดวด Cabernet Sauvignon ยามเย็นกันต่อไป...

    เอาเงิน เอาสมอง เอาเวลาไปทำอย่างอื่นดีกว่า จัดให้มี จ.ป. อยู่ตามตึกทุกชั้น เอาหมวกกันอุบัติเหตุและเอาผังคนรับผิดชอบไปติดผนังให้คนเห็นที่หน้าลิฟท์ก็พอแล้ว จะเอาอะไรกันนักกันหนา... วุ้ย

    ท่านคะ... การคิดและทำระดับนั้น แค่ระดับนักศึกษาฝึกงานก็ทำได้ แต่การทำงานระดับนโยบายนั้นยังมีการทำงานบทจริงและบทแทรกอีกหลายบทกว่าเรื่องที่หลายคนอาจคิดไม่ถึง เขาต้องเป็นผู้บริหารตัวจริงที่ทำอะไรได้เข้มข้นกว่านั้นค่ะ

    เหตุการณ์จริงในภาวะวิกฤติที่จะเกิดขึ้นแต่ละกรณีจะไม่เหมือนกัน ในขั้นตอนหลักๆ เป็นแนวทางและทำให้เราเกิดความพร้อมในการเผชิญกับมันเท่านั้น แต่ในขั้นตอนปฏิบัติการของแต่ละเรื่องจะแตกต่างไปตามเนื้อหา สภาพเหตุการณ์ เวลาที่เกิดเหตุ และพื้นที่ๆ เกิดเหตุ 

    จึงขอแนะนำว่าการที่หน่วยงานอื่นจะรับลูกต่อจาก War Room ไปทำให้ได้ผลดี แล้วไม่ให้ใครมาด่าตามหลังได้นั้น ต้องตั้งคณะทำงานให้พนักงานช่วยกันศึกษาทั้งเรื่องวิกฤติที่เคยเกิดขึ้นในมุมกว้างและทั้งเรื่องที่อาจจะเกิดขึ้นในมุมกว้างเช่นกัน

    อย่าทำแบบแก้บน... ไปให้ตั้งให้คนไปหลบๆ ทำกันอยู่เพียงแค่ 4-5 คน แล้วเขียนไปซุกไว้ที่ตรงไหนของบริษัทสักแห่งหนึ่ง... เวลาหาก็หาไม่เจอ

    นโยบายและการสื่อสารจาก War Room ในเรื่องที่เกี่ยวกับวิกฤติที่อาจเกิดขึ้นต้องชัดเจน ทำให้เป็นเรื่องที่ให้ทุกคนสัมผัสและทุกคนต้องรู้สึกว่าเป็นเรื่องใกล้ตัว 

    

    ผู้เขียนเคยนำกรณีน้ำมันของเรือ Exxon Valdez รั่วที่ Prince William Sound เมื่อ ค.ศ. 1989 น้ำมันดิบ 10 ล้าน แกลลอนสร้างความเสียหายให้กับระบบนิเวศชายฝั่ง Alaskaส่วนหนึ่งยับเยิน เข้ามาศึกษาในกาวางแนวทางทำงานในภาวะวิกฤติเมื่อศึกษาระดับปริญญาโทในสาขาสื่อสารมวลชนที่คณะนิเทศศาสตร์จุฬา และกำลังคิดว่าจะนำเรื่องนี้ไปสอนนักศีกษาระดับปริญาโทด้วย    การจัดการแก้ปัญหาจาก War Room ของ Exxon แม้จะมีเสียงสวดจากสาธารณชนมากในตอนแรก แต่ในแง่ของคนทำงานตั้งแต่ต้นจนจบ เรื่องนี้ถือว่า Exxon ประสบความสำเร็จอย่างยิ่ง

    เมื่อผู้เขียนได้นำกรณีเรือบริษัท Exxon Valdez รั่ว ไปเปรียบเทียบกับกรณีการจัดการของ War Room ของ BP ในการปิดท่อน้ำมันแตกใต้แท่นเจาะที่นอกฝั่งอ่าวเม็กซิโกเมื่อ ค.ศ. 2010 ทำให้รั่วนานกว่า 3 เดือนกว่า BP จะจัดการได้ เรารู้ว่าในทางเทคนิคไม่ใช่เรื่องง่าย แต่ทำไมตั้งแต่ต้นจนจบมันถึงถูกสวดยับ ทั้งๆ ที่ปริมาณน้ำมันดิบของแท่นเจาะ BP ที่รั่วออกมานั้นเพียงแค่ 1 ใน 3 ของน้ำมันที่รั่วออกมาจากเรือ Exxon Valdez รั่วที่ Alaska ด้วยซ้ำ

    เรื่องนี้ไม่ยาวมากนักและไม่ซับซ้อนหรอกค่ะ เมื่อเข้าไปศึกษาในแต่ละแง่มุม จะเห็นได้ชัดว่า War Room ระหว่าง 2 องค์กรนี้เขาทำงานกันอย่างไร... ความจริงแล้วผู้เขียนได้แยกเรื่องนี้มาศึกษาได้หลายประเด็น แต่ก็รู้อยู่อย่างหนึ่งว่าการแก้ไขทุกอย่างออกมาดีหรือไม่ดีเป็นผลเนื่องมาจากการประชุมของผู้บริหารระดับที่นั่งอยู่ใน War Room เพื่อเข้าต่อสู้แก้ไขกับสถานการณ์ 

    งานนี้ต้องเรียกว่าผิดหรือถูกมันมาตั้งแต่ระดับการกำหนดนโยบายจาก War Room ในครั้งแรกเริ่มรับไปเต็มๆ 

    เมื่อข่าวสารแรกจาก  BP ที่ออกมาสู่สาธารณชนรับรู้คือ... "ไม่มีน้ำมันรั่วออกมา" 

    War Room ใดๆ ตัดสินในเปรี้ยงออกไปครั้งแรก อาจจะผิดหรือถูกก็ได้ 

    ถ้าตัดสินใจถูกตั้งแต่ต้นก็จะง่ายม้วนเดียวจบ แต่ถ้าผิดแล้วก็ต้องรีบปรับให้ถูก ถ้าไม่ปรับให้ถูกหรือยังดื้อดึงเดินหน้าก็จะผิดยาวไปเรื่อยๆ 

    การที่ War Room ปรับแผนกันชั่วโมงต่อชั่วโมงนั่นเป็นเรื่องปรกติ แต่ที่สำคัญที่สุดคือต้องตั้งเจตนคติหรือนโยบายของคนที่อยู่ใน War Room ให้เปิดทางให้ตัวเองทำงานง่ายสักหน่อย ถ้าโกหกแล้วจะกลายเป็นวัวพันหลัก จากนั้นก็ยุ่งเป็นลิงแก้แห

    ขอย้ำว่าเรื่องทิศทางหรือนโยบายในการทำงานนั้นสำคัญมากๆ ค่ะ สำคัญยังไม่พอ แต่ต้องชัดเจนต่อสาธารณะด้วย

    การ สื่อสารและการทำงานของ BP แทบไม่ต่างกับกรณีการทำงานเรื่องการสื่อสารเกี่ยวกับเหตุการณ์ระเบิดของเตาปฏิกรณ์ปรมาณูหมายเลข 4 ของโรงไฟฟ้า Chernobyl ที่ Ukrain เมื่อ เมษายน 1986

    BP และ Chernobyl ทั้งคู่พลาดตั้งแต่เปิดฉาก

    ขณะที่  Chernobyl นั้น โรงงานไฟฟ้าระเบิดไป 1 วันแล้ว แต่ Gorbachev ซึ่งเป็นนายกรัฐมนตรีโซเวียตขณะนั้นยังถูกปิดข่าวไม่ให้รู้เรื่องและทุกอย่างเงียบกริบในสไตล์โซเวียต Gorbachev รู้ข่าวโรงไฟฟ้า Chernobyl ระเบิด เมื่อสำนักข่าวต่างประเทศ Sweden ดักจับปริมาณรังสีได้ และบอกว่า...รู้ว่าเกิดเรื่องไม่ปรกติขึ้นในสหภาพโซเวียต

    โซเวียตหลังสมัยสตาลินยังเป็นสังคมปกปิดจนคนที่ปิดข่าวอาจไม่รู้ว่าต้องไม่บอกนายกรัฐมนตรีตัวเอง

    และยังกล่อมคนรัสเซียว่า "Yes it is unpleasant, but there is no danger."

     งานนี้แหละค่ะที่ Gorbachev ต้องหันมาให้คนโซเวียตตั้งต้นกันใหม่ แล้วเกิดนโยบาย Glasnost & Peresroika คือการทำอะไรที่ตรงไปตรงมาและเปิดเผยและจัดการรื้อระบบการทำงานขึ้นในสหภาพโซเวียตใหม่หมด

    จนกลายเป็นเหตุหนึ่งที่ทำให้สหภาพโซเวียตล่มสลายไปในที่สุด

    ทั้่งหมดทั้งปวงนี้ ...เขาเรียกพลาดมาตั้งแต่ใน War Room แล้ว 

    เห็นไหมคะว่า... องค์กรจะเป็นลูกผีลูกคนก็มาจาก War Room นี่แหละคร่า...

บทความที่น่าสนใจ
 
  • การสื่อสารในภาวะวิกฤติ สิ่งที่องค์กรเมืองไทยมองข้าม
  • Fortune Cookie
  • Oktoberfest กับ Big Six (1)
  • Oktoberfest (2)
  • Spargel... ผักแวมไพร์
  • ทำแผนการสื่อสารในภาวะวิกฤติ
  • สี ฟ้า-ขาว : แบรนด์ของบาวาเรีย
  • พรรคบาเยิร์น (BP)
  • เยี่ยมบริษัท BMW ที่ มิวนิก
  • ทำพื้นที่ต้อนรับลูกค้าให้... Wow ! (2)
  • ทำพื้นที่ต้อนรับลูกค้าให้... Wow ! (3)
  • Nostalgia ช่วยสร้างแบรนด์