War Room…. การประชุมในภาวะที่ไม่ปรกติ (2)
War Room…. การประชุมในภาวะที่ไม่ปรกติ (2)

โดย : ม.ล.อัจฉราพร ณ สงขลา

update : 07 สิงหาคม 2560 16:21
ISBN : POSTTODAY


War Room…. การประชุมในภาวะที่ไม่ปรกติ (2)


ในภาวะที่ไม่ปรกติหรือภาวะวิกฤตทุกวินาทีมีค่า...
      ทุกวินาทีเป็นทั้งความสูญเสีย... แต่ในขณะเดียวกันทุกวินาทีก็เป็นโอกาส
      ผู้บริหารนั้นสามารถแสดงให้เห็นตัวให้เราเห็นได้ว่าเป็นคน...น่ารัก น่านับถือ มีฝีมือ น่าสมเพช น่าทุเรศ ไร้ฝีมือ ฯลฯ
      ก็จะเห็นชัดกันตอนนี้แหละค่ะ
      ผู้เขียนขอบอกไว้ก่อนเลยค่ะว่าใครที่อยู่เบื้องหลังการทำงานในภาวะที่ไม่ปรกตินั้น ไม่มีงานไหนง่าย...
      แต่คำว่าไม่ง่ายไม่ได้หมายความว่าทำไม่ได้นะคะ
      ผู้เขียนได้เข้าไปทำงานเบื้องหลังการแก้ปัญหางานประเภทนี้มาหลายงาน เหตุการณ์ที่ได้แง่มุมในการทำงานมากบางเหตุการณ์ซึ่งได้นำมาตั้งเป็นทฤษฎีการทำงานของตัวเองซึ่งถือว่ามีคุณค่ามากคือ ...กรณีเครื่องบินประสบอุบัติเหตุและการปิดท่าอากาศยานสุวรรณภูมิ
      กรณีปิดสนามบิน  ลูกค้าคือผู้ที่น่าสงสารที่สุด ผู้โดยสารหลายหมื่นหลายแสนคนเดินทางออกจากประเทศไทยไม่ได้ และผู้โดยสารอีกจำนวนไม่น้อยกว่าเช่นกันที่กลับประเทศไทยไม่ได้
      War Room เป็นสิ่งสำคัญ ซึ่งจะเอื้อให้กับผู้บริหารที่มีอำนาจในการตัดสินใจร่วมประชุมและสั่งการเพื่อแก้ไขปัญหา
      การประชุมจะต้องมีขึ้นชั่วโมงต่อชั่วโมง และในระหว่างชั่วโมงก็อาจมีประชุมขึ้นอีกตอนใดก็ได้ มันจะเป็นไปอย่างนี้จนกว่าเหตุการณ์จะเข้าสู่จุด Climax จนกระทั่งเมื่อเหตุการณ์เริ่มคลี่คลาย การประชุมใน War Room ก็จะเริ่มห่างออกไป และจะปิด War Room เมื่อเหตุการณ์เข้าสู่ภาวะปรกติ
      อย่างไรก็ตามสิ่งที่คนจัดการเกี่ยวกับ "War Room" ต้องคำนึงอย่างมากก็คือ การใช้ชีวิตของผู้ที่เข้ามามีกิจกรรมใน War Room ซึ่งไม่เพียงแต่ผู้บริหารที่เข้ามาร่วมประชุมเท่านั้น แต่ต้องรวมถึงผู้ปฏิบัติงานทุกๆ คน และยังต้องเผื่อให้คนที่ต้องเดินทางเข้ามาสมทบ ณ เวลาใดเวลาหนึ่งตลอดเวลาอีกด้วย
      หากเราลองไปศึกษาหรือมีโอกาสได้ไปชมหรือหารายละเอียดของต้นแบบ War Room ที่สำคัญๆ นักท่องเที่ยวก็อาจแวะไปชมได้ เช่น War Room ของ Winston Churchill ที่ London และ War Room ของ Stalin ใน Moscow ซึ่งใช้ในสงครามโลกครั้งที่ 2 ซึ่งก็มีโครงสร้างพื้นฐานสำคัญที่เป็น War Room ให้กับ War Room ให้กับสมัยนี้
      โครงสร้างสำคัญของ War Room ที่ใช้ในสงครามโลกครั้งที่ 2 ซึ่งส่วนใหญ่จะอยู่ในบังเกอร์ใต้ดิน ทิ้งระเบิดลงไปสักกี่ร้อยตันก็รับรองว่าไม่สามาถทำลายได้ ซึ่งปัจจุบันนี้พวกธุรกิจก็นำรูปแบบ War Room เหล่านั้นขึ้นมาพัฒนาเติมโน่นเติมนี่ไปอีกมากมาย
      แต่แปลกที่ผู้บริหารสมัยนี้พอพูดเรื่อง War Room ก็มักจะพุ่งเป้าเน้นอยู่ 2 เรื่อง คือ
      1ห้องประชุมทันสมัย
      2 การสื่อสารที่ทันสมัย
      แต่แทบลืมไปว่ายังมีส่วนสำคัญเหมือนกันอีก 2 อย่างคือ
      เรื่อง อาหาร และ ที่พักหลับ...
      ขอเรียนไว้เลยค่ะว่าในเรื่อง War Room ห้ามลืม 2 เรื่องนี้เด็ดขาด
      เตรียมไว้ล่วงหน้าได้เลยค่ะ...
      ในเหตุการณ์ที่ยืดเยื้ออย่างกรณีปิดสนามบินสุวรรณภูมินั้น War Room บางสายการบินต้องเปิดตลอด 24 ช.ม. นานมากกว่า10 วัน
      คนทำงานตัวจริงจะรู้ว่าชีวิตที่ได้หลับวันละ 1-2 ชั่วโมงตลอดสัปดาห์นั้นเป็นอย่างไร
      เราต้องกำหนดให้มีการดูแลเรื่องอาหารการกินให้พร้อมตลอด 24 ข.ม. มีที่ให้งีบหรือนอนได้เมื่อง่วง มิฉะนั้นเมื่อเหตุการณ์ยืดเยื้อจะลำบาก
      เตรียม อาหารว่าง อาหารมื้อต่างๆ น้ำดื่ม กาแฟ ไว้อย่าให้พร่องตลอดเวลา และมีพอไว้บริการกับคนที่แวะเวียนมาติดต่อด้วย
       ทุกคนเหนื่อย..หลายคนเครียด ต้องประคับประคองให้ทุกคนสามารถทำงานต่อไปให้ได้ในปัจจัยพื้นฐานที่ชีวิตต้องการ
      และเราต้องไม่ลืมสิ่งสำคัญอีกอย่างหนึ่งนักข่าวที่มาทำข่าวที่องค์กร
     ในช่วงที่มีเหตุการณ์ไม่ปรกติ จะมีนักข่าวมาเฝ้าทำข่าวไม่ยอมไปไหนอยู่จนกว่าเหตุการณ์จะคลี่คลาย องค์กรใหญ่ๆ ที่อยู่ในความสนใจของสาธารณชนและมีข่าวออกจากองค์กรทุกวัน เขามักสร้างห้องนักข่าว(Press Room)ไว้บริการนักข่าวอย่างถาวรหนึ่งห้องเป็นพิเศษอยู่แล้ว ซึ่งในห้องนักข่าวจะมีอุปกรณ์อำนวยความสะดวกในการสื่อสารพร้อม โดยเพาะปลั๊กไฟ และ Wi-fi อย่างครบครัน
     ส่วนในด้านขององค์กรนั้น ต้องกำหนดเวลาแถลงข่าวให้ชัดเจน โดยปรกติแล้วมักจะเปิดแถลงข่าวทุกชั่วโมง และมักกำหนดเวลาไว้ตายตัว เช่นทุกๆ นาทีที่ 10 ของทุกชั่วโมง แจ้งสถานที่หรือตำแหน่งห้องแถลงข่าวๆ ไว้ที่หน้าหน่วยงานให้ชัดเจน พร้อมให้หมายเลขโทรศัพท์ติดต่อไว้ด้วย
     สำหรับตัวองค์กรต้องสร้างสื่อขึ้นมาเอง โดยเฉพาะทาง Social Media หรือไม่ก็ติดตั้งไฟแสดงตัวอักษรวิ่ง  หรือโทรทัศน์วงจรปิดไว้ที่หน้าองค์กรเลย ซึ่งทำให้เราสามารถสื่อข่าวจาก War Room ออกไปได้เร็วกว่าสำนักข่าวที่เราเพิ่งแถลงข่าวให้ไปเสียอีก
     การให้ข่าวกับทุกสำนักข่าวนั้นโดยทั่วไปแล้วต้องให้ข้อมูลเท่าเทียมกัน แต่องค์กรมีสิทธิ์ที่จะให้ข่าวกับสื่อใดเป็นพิเศษ เช่นให้สัมภาษณ์กับสื่อใดเพียงช่องเดียวหรือเพียงสื่อเดียว แต่เรื่องนี้เป็นเรื่องละเอียดอ่อนและเป็นเรื่องของความเสี่ยงปนอยู่ด้วย สำหรับผู้บริหารและทีมที่รับผิดชอบงานสื่อสารองค์กร
     หากองค์กรเราตัดสินใจที่ทำอย่างนี้ โปรดคิดให้รอบคอบและมีเหตุผลที่มีน้ำหนักดีพอที่จะตอบสาธาณชนได้ว่า...
     ทำไมเราต้องให้ข่าวเฉพาะช่องนี้หรือสื่อนี้ แต่ไม่ให้สื่ออื่น
     การแถลงข่าวจาก War Room ในช่าวภาวะไม่ปรกติ แม้จะไม่มีข่าวคืบหน้าก็ต้องออกมาบอกว่า ณ เวลานี้ยังไม่มีข่าวคืบหน้า จะแถลงข่าวหรือความคืบหน้าในเวลาใด
     นักข่าวเฝ้ารอข่าวไม่ยอมไปไหน .... อย่าลืมดูแลทุกข์สุขพวกเขาด้วย
     แต่นักข่าวเขาก็นำข่าวจากเราไปประกอบข่าวเขาเพียงส่วนเดียว เพราะเขาก็มีช่องทางข่าวของเขาอีกมากมาย เพราะเขาต้องเสนอข่าวหลายด้าน หลายมุม หลายระดับ
     ขณะเดียวกันทาง War Room ก็ต้องหาช่องทางเพื่อรับข่าวจากสำนักข่าวต่างๆ เพื่อประกอบการตัดสินใจเหมือนกัน
      ฝั่งไหนจะจับแง่มุมการนำเสนอของข่าวได้หลากหลาย ไม่ซ้ำซากมากกว่ากัน ก็จะทำให้เกิดสีสันในการบริหาร War Room แบบนาทีต่อนาที

บทความที่น่าสนใจ
 
  • การสื่อสารในภาวะวิกฤติ สิ่งที่องค์กรเมืองไทยมองข้าม
  • Fortune Cookie
  • Oktoberfest กับ Big Six (1)
  • Oktoberfest (2)
  • Spargel... ผักแวมไพร์
  • ทำแผนการสื่อสารในภาวะวิกฤติ
  • สี ฟ้า-ขาว : แบรนด์ของบาวาเรีย
  • พรรคบาเยิร์น (BP)
  • เยี่ยมบริษัท BMW ที่ มิวนิก
  • ทำพื้นที่ต้อนรับลูกค้าให้... Wow ! (2)
  • ทำพื้นที่ต้อนรับลูกค้าให้... Wow ! (3)
  • Nostalgia ช่วยสร้างแบรนด์