War Room…. การประชุมในภาวะที่ไม่ปรกติ (1)
War Room…. การประชุมในภาวะที่ไม่ปรกติ (1)

โดย : ม.ล.อัจฉราพร ณ สงขลา

update : 07 สิงหาคม 2560 16:20
ISBN : POSTTODAY


War Room…. การประชุมในภาวะที่ไม่ปรกติ (1)


War Room.
การประชุมในภาวะที่ไม่ปรกติ (1)
      ภาวะที่เกิดเหตุการณ์ไม่ปรกติ หรืออาจมาถึงภาวะวิกฤติ เป็นเหตุให้เกิดความเสียหายในมิติต่างๆ อย่างรุนแรงรวดเร็ว เช่นกรณีสึนามิ กรณีการปิดสนามบินสุวรรณภูมิ การจราจล อุบัติภัย อุบัติเหตุซึ่งเป็นที่สนใจหรือเกี่ยวข้องกับสาธารณชน
      ฯลฯ
      ทางองค์กรจะต้องตั้งห้องประชุมพิเศษขึ้นเพื่อร่วมกันหาทางแก้ปัญหากับเหตุการณ์ดังกล่าว
      ห้องประชุมพิเศษที่เป็นที่บุคคลระดับสั่งการ (Keyman) เช่นเดียวกับที่แม่ทัพนาย       กองในสงครามหรือสนามรบใช้ประชุมตัดสินใจ และสามารถกำหนดให้บุคลากรคนไหน...จุดใด...ทำอะไร...เริ่มทำเวลาใด...หวังผลอย่างไร ฯลฯ
      ห้องประชุมพิเศษอย่างนี้ในกองทัพเขาเรียกกันว่า War Room
       War Room ไม่ใช่เรื่องใหม่... พวกโรมันใช้การประชุมแบบ War Room สองพันกว่าปีมาแล้ว ไว้เป็นศูนย์บัญชาการรบ ซึ่งมักจะไม่ไกลจากพื้นที่รบ พอที่จะมองเห็นทหารตนเองรบกับข้าศึก บางที War Room ก็อยู่ในเต็นท์ อยู่บนเรือรบ ฯลฯ
      พวกโรมันทำอะไรเป็นเรื่องเป็นราวและเป็นแบบแผน ผิดกับพวกคนเถื่อน
      เอแต่ตอนหลังมาเสียท่าพวก Goth พวก Vandal ซึ่งเป็นพวกคนเถื่อนได้ยังไง ? ก็ต้องไปให้คุณสามีเล่าต่อค่ะ...
      กองทัพสมัยต่อๆ มาก ได้ใช้และพัฒนารูปแบบ War Room มาตลอด กองทัพดังๆ อย่างของ Napoleon, Hitler, Schwarzkopf ต่างก็มี War Room กันทั้งนั้น
      ตอนนี้พวกธุรกิจก็นำห้องประชุมและการประชุมอย่าง War Room มาใช้บ้าง
      อึมม์ War Room ฟังดูเข้มดีนะคะ... แต่ส่วนมากเขานำมาใช้เวลาเกิดเหตุการณ์ไม่ปรกติ ในบทความนี้ผู้เขียนขอให้หมายถึง ห้องประชุมในภาวะไม่ปรกติ ก็แล้วกัน
      หลายองค์กรก็ตั้งชื่อห้องนี้กันใหม่ให้เก๋ไก๋ตามแบบฉบับของตัวเอง เช่นการบินไทยฯ เขาตั้งขื่อว่าห้อง CMOC ( Crisis Management and Operation Center ) เช่นเมื่อเกิดเรื่องใหญ่ๆ เช่น ความมั่นคง การท่องเที่ยว โรคระบาด หรือเกิดเหตุวิกฤติที่ส่งผลกระทบการปฏิบัติการทางการบินเขา ก็จะใช้ห้องนี้ประชุมสั่งการ 
      แต่บริษัทอื่นๆ ส่วนใหญ่อาจไม่ต้องมี "War Room" หรือ ห้องประชุมในภาวะไม่ปรกติ แบบถาวร เพราะคิดว่าเหตุการณ์วิกฤติไม่ใช่เหตุการณ์ที่เกิดขึ้นทุกวัน ก็ควรเลือกหาพื้นที่เผื่อไว้หน่อยก็ดีค่ะ เพราะเมื่อใดเกิดเหตุการณ์วิกฤติขึ้นก็จะเปิดใช้ได้ทันท่วงที
      การจะดัดแปลงห้องใดห้องหนึ่งให้เป็น "War Room" หรือ ห้องประชุมในภาวะไม่ปรกติ แบบชั่วคราว ผู้เขียนขอแนะนำว่า ก่อนอื่นใด... ท่านจำเป็นต้องมีการซ้อมแผนเพื่อจัดใช้ห้องใหม่ให้ได้ภายในครึ่งชั่วโมง และต้องแน่ใจว่าเป็นห้องที่สมบูรณ์ได้จริงๆ  โดยระบุรายการอุปกรณ์ทุกอย่างที่จำเป็นต้องใช้ไว้อย่างชัดเจนไม่ว่าจะเป็นอุปกรณ์การทำ Tele conference กับพื้นที่ต่างๆ ระบบคอมพิวเตอร์ ระบบการสื่อสาร ฯลฯ 
     
      การเลือกพื้นที่ตั้งสำหรับ "War Room" หรือ ห้องประชุมในภาวะไม่ปรกติ ที่ต้องคำนึงอีกอย่างหนึ่งคือ ต้องเป็นพื้นที่ที่ผู้สื่อข่าว และบุคคลภายนอกเข้าถึงยาก เพราะเป็นพื้นที่ที่ต้องใช้สมาธิในการตัดสินใจอย่างยิ่ง และเนื่องจาก "War Room"  เต็มไปด้วยความลับ และข้อมูลที่ยังไม่ยืนยันว่าจริง ฯลฯ เต็มไปหมด ดังนั้นต้องเป็นห้องที่อยู่ในสถานที่ปลอดภัยที่สุด
      พื้นที่  "War Room" หรือ ห้องประชุมในภาวะไม่ปรกติ ต้องไม่มีมุมอับสัญญาณการสื่อสารทุกประเภท เพื่อให้การติดต่อไม่เกิดการสะดุดขึ้นมาได้  และควรมีการเดินสายไว้ล่วงหน้า กรณี  WIFI ล่มจะได้มีทางออก
      ในห้องนี้... บรรดา Keyman ขององค์กรที่มีอำนาจการตัดสินใจและสั่งการ ต้องมาประจำพร้อมหน้าพร้อมตากันตลอด 24 ชั่วโมง
      ห้ามลา ห้ามป่วย ห้ามตาย... ค่ะ
      กินอยู่หลับนอนกันที่ในห้องนั้น จนกว่าเหตุกรณ์จะกลับคืนเข้าสู่ภาวะปรกติ
      ในยามนี้ ผู้บริหารคือขวัญกำลังใจ เพราะท่านกำลังเป็นพระเอก เป็นผู้สร้างความศรัทธาและความเชื่อมั่นของทั้งพนักงาน ลูกค้า และองค์กร
      ใน  "War Room" ควรจะมี 2 ส่วน เป็นส่วนที่ผู้บริหารใช้ประชุมตัดสินใจ ซึ่งต้องการสมาธิอย่างยิ่ง   พร้อมๆ กันนั้นจะต้องควบคู่ไปกับพื้นที่สนับสนุนข่าวสารที่จำเป็น และในพื้นที่จะมีผู้ปฏิบัติงานสนับสนุนจากหลายหน่วยที่มีสมรรถภาพเข้ามาปฏิบัติงาน   และต้องมีช่องทางการรับข่าวสารมากที่สุดตั้งแต่ TV เปิดพร้อมๆ กัน 5-10 เครื่อง พร้อมรับสัญญาณเคเบิ้ลได้ด้วย  วิทยุ หนังสือพิมพ์ ข่าวจากสำนักข่าวในและต่างประเทศ   และช่องทางการรับข่าวจากสายข่าวของตัวเอง ฯลฯ
      ในสมัยปัจจุบันอุปกรณ์สำหรับการเฝ้าระวัง Social Media จะเป็นอีกส่วนที่สำคัญที่สุด จะต้องมีผู้รับผิดชอบให้ครอบคลุมทุกพื้นที่ และนำเสนอพร้อมการวิเคราะห์แบบนาทีต่อนาที
      ทีมงานสนับสนุนในการให้ข้อมูลต้องทำงาน  2 ด้าน คือนำข่าวสารจากภายนอก สื่อสารเพื่ออธิบายและวิเคราะห์ให้ Keyman ตัดสินใจ และนำเรื่องที่ Keyman ตัดสินใจออกสู่แหล่งข่าวภายนอก   จะอยู่ในระดับใดก็ตามควรแก่กรณี แต่ต้องวางทิศทางให้เหมาะสม  ทันเกม และสมเหตุสมผล มีความพอดีในเนื้อหา
      และที่สำคัญที่สุดคือเหมาะกับเวลา... และต้องรู้จักสร้างจังหวะขึ้นมาให้ได้เองด้วย 
      ในขณะที่เหตุการณ์ไม่ปรกติเกิดขึ้น ข่าวและข้อมูลจะหลั่งไหลกันเข้ามายังหน่วยรับข่าว
      ขอย้ำนะคะว่า... พนักงานกลุ่มสนับสนุนต้องจัดการประมวลข่าวและวิเคราะห์ทิศทางข่าวอย่างต่อเนื่อง และป้อนให้ Keyman ตลอดเวลา จัดลำดับก่อนหลัง สามารถวิเคราะห์และเรียงลำดับความสำคัญของข่าวได้อย่างแม่นยำ
      การทำงานข่าวให้ง่าย... ผู้รับผิดชอบในการดูแลข่าว ต้องตั้งหมวดข่าวหรือข้อมูลไว้ก่อน จากนั้นก็จะเลือกข่าวและประมวลข่าวเข้าตามหมวด แล้วส่ง เข้า-ออก ให้ถูกคนถูกหน่วย 
      หมวดของข่าวขึ้นกับประเภทของธุรกิจซึ่งไม่มีสูตรตายตัว...
      ข่าวและข้อมูลยิ่งมากก็ยิ่งยุ่ง ถ้าจัดกันไม่ดี หรือเอาคนนิสัยทำงานมั่วๆ มาทำตรงนี้ รับรองได้เลยค่ะว่า
      "เละ"
      เราไม่ให้นักข่าวเข้ามาใน "War Room" หรือ ห้องประชุมในภาวะไม่ปรกติ แต่พวกเขาก็ยังนั่ง-นอนรอทำข่าวไม่ยอมไปไหน  อย่าลืมจัดพื้นที่ให้นักข่าวปฏิบัติหน้าที่ในภารกิจของนักข่าว  รวมทั้งดูแลความสะดวกสบายทั้งเรื่องสถานที่และการสื่อสาร   รวมไปถึงอาหารและเครื่องดื่มให้ด้วยค่ะ
.. เพราะเราต้องอยู่ด้วยกันยาวนาน..

บทความที่น่าสนใจ
 
  • การสื่อสารในภาวะวิกฤติ สิ่งที่องค์กรเมืองไทยมองข้าม
  • Fortune Cookie
  • Oktoberfest กับ Big Six (1)
  • Oktoberfest (2)
  • Spargel... ผักแวมไพร์
  • ทำแผนการสื่อสารในภาวะวิกฤติ
  • สี ฟ้า-ขาว : แบรนด์ของบาวาเรีย
  • พรรคบาเยิร์น (BP)
  • เยี่ยมบริษัท BMW ที่ มิวนิก
  • ทำพื้นที่ต้อนรับลูกค้าให้... Wow ! (2)
  • ทำพื้นที่ต้อนรับลูกค้าให้... Wow ! (3)
  • Nostalgia ช่วยสร้างแบรนด์